Innhold Gjelder for: Ansatte i dokumentsenteret Gjennomføres: Daglig ---
Se også Innledning og forutsetning for god kvalitetssikring
Innledning og forutsetning for god kvalitetssikringDokumentsenteret er sisteinstans og skal kvalitetssikre arbeid utført av ledere og saksbehandlere i kommunen. Arkivaren har en viktig rolle i å holde databasen ryddig og oversiktlig. Dette innebærer at vi må ha rutiner for å sikre at informasjonen i sak/arkivet er autentisk og troverdig som dokumentasjon for aktiviteter og oppgaver i kommunen. Kvalitetssikringsrutinene skal også være til hjelp i å veilede ledere og saksbehandlere. Når arkivaren retter opp feil eller gjør vesentlige endringer i en sak eller journalpost, må derfor dette gjøres i samarbeid med saksbehandlerne slik at de: 1. blir bevisste på hvordan saker og journalposter skal registreres 2. er oppmerksomme på endringer som er gjort i deres saker og journalposter. Ved større avvik og gjentagelser dokumenteres og meldes hendelsen videre til seksjonsleder for dokumentsenteret, som tar dialog videre med nærmeste leder for videre oppfølging.
Prioritert oversikt – kvalitetssikring av databasen Dokumentsenterets kvalitetssikring foregår ved hjelp av predefinerte søk, samt noen manuelle søk. Ved eventuelt høyt fravær følges følgende oversikt for prioritering av kvalitetssikring:
| Pri.
|
Sak/journalpost
|
Navn
|
Type søk
|
| 1
|
Sak/journalpost
|
Beskjed til dokumentsenteret
|
Predefinert søk
|
| 2
|
Sak/journalpost
|
WebCruiter
|
Predefinert søk
|
| 3
|
Journalpost
|
SvarUt ekspedering feilet
|
Predefinert søk
|
| 4
|
Sak
|
Saker til kvalitetssikring
|
Predefinert søk (status R)
|
| 5
|
Journalpost
|
I -> M
|
Manuelt søk: I-dok, status M
|
| 6
|
Journalpost
|
U -> E
|
Predefinert søk (utgående til J)
|
| 7
|
Journalpost
|
I -> S
|
Predefinert søk (inngående til J)
|
| 8
|
Sak
|
Sak ønsket avsluttet
|
Predefinert søk
|
| 9
|
Journalpost
|
N -> E
|
Manuelt søk: N-dok, status E
|
| 10
|
Journalpost
|
X -> E
|
Manuelt søk: X-dok, status E
|
| 11
|
Journalpost
|
U/X/N -> F
|
Predefinert søk: Kontroll-dok i status F
|
Sjekkliste for kvalitetssikring av registreringer
Daglig kvalitetssikring Søkene som er beskrevet under, ivaretar den daglige utgående produksjonen fra saksbehandlere og ledere, og også det som brukerne har arkivert i WebSak selv. Søkene fanger også opp kvalitetssikring av nyopprettede saker. De følgende tabellene viser i detalj hva som kontrolleres for hvert enkelt søk.
Egenkontroll Arkivarene utfører en egenkontroll hver dag, for å sjekke at ingen saker eller journalposter «henger igjen» med deres bruker-id. Dette gjøres både som manuelle og predefinerte søk i WebSak, og skal ivareta følgende:
- Søke opp saker hvor en selv er ansvarlig
- Søke opp journalposter hvor en selv er ansvarlig
- Søke opp journalposter hvor en selv er kopimottaker
Journalposter Inngående JP type S Inngående journalposter med status S. E-poster og innskannede dokumenter arkivert av saksbehandler eller leder.
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| Korrekt JP-type
|
sjekk innhold i dokument
|
annen JP-type
|
| Tittel 1
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler/utvise skjønn
|
| Tittel 2
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler/utvise skjønn
|
| Vedlegg til e-post
|
|
Ikke importér logofiler og liknende
|
| Vedleggstitler
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler / vurdering
|
| Brevdato
|
Dato på dokument/e-post
|
Korrigere dato
|
| Gradering
|
Alle dok.
|
iht skriveregler – NB: «enhver har plikt til å hindre..» 1. Kontakte SB ang § 2. Sette på §
|
| Avsender
|
sjekk innhold i dokument (og/eller part)
|
Korrekt avsendernavn, skrives fullt ut. Hvis det ikke er mulig å identifisere avsender, skriv «Ukjent»
|
| Navnefelt
|
Stor forbokstav
|
| e-postadresse i e-postfelt
|
| Privat
|
Fødselsnummer (se skriveregler)
|
| Organisasjon
|
Org.nummer (se skriveregler)
|
| Komplett adresse
|
Mottatt informasjon
|
SvarUT-krav (full adresse + ID)
|
| Arkivdel
|
Skriveregler
|
korrekt verdi JP + på saken.
|
| Klassering
|
Arkivnøkkel/tidl. sak
|
korrekt verdi JP + på saken
|
Inngående JP type M Inngående journalposter med status M.
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| Korrekt JP-type
|
sjekk innhold i dokument
|
annen JP-type
|
| Tittel 1
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler/utvise skjønn
|
| Tittel 2
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler/utvise skjønn
|
| Vedlegg til e-post
|
|
Ikke importér logofiler og liknende
|
| Vedleggstitler
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler / vurdering
|
| Brevdato
|
Dato på dokument/e-post
|
Korrigere dato
|
| Gradering
|
Alle dok.
|
iht skriveregler – NB: «enhver har plikt til å hindre..» 1. Kontakte SB ang § 2. Sette på §
|
| Avsender
|
sjekk innhold i dokument (og/eller part)
|
Korrekt avsendernavn, skrives fullt ut. Hvis det ikke er mulig å identifisere avsender, skriv «Ukjent»
|
| Navnefelt
|
Stor forbokstav
|
| e-postadresse i e-postfelt
|
| Privat
|
Fødselsnummer (se skriveregler)
|
| Organisasjon
|
Org.nummer (se skriveregler)
|
| Komplett adresse
|
Mottatt informasjon
|
SvarUT-krav (full adresse + ID)
|
| Arkivdel
|
Skriveregler
|
korrekt verdi JP + på saken.
|
| Klassering
|
Arkivnøkkel/tidl. sak
|
korrekt verdi JP + på saken
|
Utgående JP status E Utgående journalposter med status ekspedert. Opprettet av saksbehandler eller leder.
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| Tittel 1
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler (erfaringer)
|
| Tittel 2
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler
|
| Alle dokumenter/vedlegg
|
Skal være arkivert
|
Status > R, sender oppgave til SB som retter opp hvis mangel
|
| Vedleggstitler
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler / vurdering
|
| Gradering
|
Alle dok.
|
iht skriveregler – NB: «enhver har plikt til å hindre..» 1. Kontakte SB ang § 2. Sette på §
|
| Mottaker
|
sjekk innhold i dokument
|
Korrekt mottakernavn
|
| Navnefelt
|
Stor forbokstav
|
| e-postadresse i e-postfelt
|
| Arkivdel
|
Skriveregler
|
korrekt verdi JP + på saken
|
| Klassering
|
Arkivnøkkel/tidl. sak
|
korrekt verdi JP + på saken
|
Notat type X status E Interne notat uten oppfølging (X) med status ekspedert. Opprettet av saksbehandler eller leder.
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| JP-type
|
samsvar med innhold i dok.
|
Endre JP-type
|
| Tittel 1
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler (erfaringer)
|
| Tittel 2
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler
|
| Vedleggstitler
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler / vurdering
|
| Gradering
|
Alle dok
|
iht skriveregler – NB: «enhver har plikt til å hindre..» 1. Kontakte SB ang § 2. Sette på §
|
| Avsender/evt. mottaker
|
sjekk innhold i dokument
|
Korrekt mottakernavn
|
| Arkivdel
|
Skriveregler
|
korrekt verdi JP + på saken
|
| Klassering
|
Arkivnøkkel/tidl. sak
|
korrekt verdi JP + på saken
|
Notat type N status E Interne notat med oppfølging (N) med status ekspedert. Opprettet av saksbehandler eller leder.
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| JP-type
|
samsvar med innhold i dok.
|
Endre JP-type
|
| Tittel 1
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler (erfaringer)
|
| Tittel 2
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler
|
| Vedleggstitler
|
samsvar med innhold i dok.
|
iht skriveregler / vurdering
|
| Gradering
|
Alle dok.
|
iht skriveregler – NB: «enhver har plikt til å hindre..» 1. Kontakte SB ang § 2. Sette på §
|
| Avsender/mottaker
|
sjekk innhold i dokument
|
Korrekt mottakernavn
|
| Arkivdel
|
Skriveregler
|
korrekt verdi JP + på saken
|
| Klassering
|
Arkivnøkkel/tidl. sak
|
korrekt verdi JP + på saken
|
Saker Saker til kvalitetssikring – status R Saker opprettet av saksbehandler eller leder.
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| Sakstittel
|
Hvis lite meningsbærende
|
iht skriveregler
|
| Arkivkode, arkivdel, tilgangsgruppe
|
Hvis variasjoner
|
iht skriveregler
|
Saker til avslutning Saker som ønskes avsluttet av saksbehandler eller leder, sender beskjed til dokumentsenteret.
| HVA KONTROLLERES
|
SJEKK MOT
|
LØSNING
|
| Arkivkode, arkivdel, tilgangsgruppe
|
Hvis variasjoner
|
iht skriveregler
|
| Sakstittel
|
Hvis lite meningsbærende
|
iht skriveregler
|
| Avskrivning mangler?
|
Hvis ikke gjort på alle inngående dokumenter
|
Meld til saksbehandler/leder om avskriving
|
| JP i status R?
|
|
Meld til saksbehandler/leder om status
|
| Alle JP-statuser
|
J/A/U
|
Sak > status A
|
Sjekkliste for avslutning av spesielle sakstyper For saker som har en integrasjon fra fagsystemer, følger vi egne sjekklister for hvilke dokumenttyper som SKAL følge disse sakene før avslutning. Det er både basert på at enkelte dokumenttyper opprettes manuelt i sakarkivet, og ikke via integrasjon – men også for å ivareta en kontroll på at integrasjonen har sluset over de riktige dokumenttypene. Ved avslutning av saker tilhørende papirarkivdeler må man også sjekke papirmappen ved avslutning av saken i den elektroniske journalen. Det er utarbeidet sjekklister for følgende sakstyper:
- Ansettelser/rekruttering - WebCruiter
- Innkjøp/anskaffelser – TendSign
Sjekkliste: Ansettelser/rekruttering – WebCruiter Det er utarbeidet en egen rutine for full beskrivelse av ansettelsesprosessen og integrasjon mellom WebSak og WebCruiter. Denne sjekklisten er et utdrag fra rutinen, og viser hvilke dokumenttyper som skal overføres til WebSak, eller produseres i WebSak. Ved avslutning av en ansettelsessak, skal alle dokumenttypene være lagret i saken.
| Dokument
|
Dokumenttype
|
Offentlighetsvurdering
|
Overføring
|
| Annonse
|
Dok U
|
Ikke U.off
|
WebCruiter til WebSak
|
| Søknader og CV
|
Dok I
|
U.off. § 25
|
WebCruiter til WebSak
|
| Svarbrev søknad
|
|
|
Oppbevares kun i WebCruiter
|
| Offentlig søkerliste
|
Dok X
|
Ikke U.off
|
WebCruiter til WebSak
|
| Utvidet søkerliste (internt)
|
Dok X
|
U.off. § 25.1
|
WebCruiter til WebSak
|
| Invitasjon til intervju
|
|
|
Oppbevares kun i WebCruiter
|
| Avslagsbrev
|
|
|
Oppbevares kun i WebCruiter
|
| Forberedende korrespondanse
|
|
|
Oppbevares kun i WebCruiter
|
| Korrespondanse med de ansattes organisasjon
|
|
|
Oppbevares kun i WebCruiter
|
| Notater tatt under intervju
|
|
|
Oppbevares kun i WebCruiter
|
| Saksutredning og innstilling
|
Dok X
|
U.off. § 25.1
|
WebCruiter til WebSak
|
| Tilbud
|
Dok U
|
Ikke U.off (styres av gradering på sak)
|
Produseres manuelt i Visma og arkiveres i Personalmappe
|
| Svar på tilbud
|
Dok I
|
Ikke U.off (styres av gradering på sak)
|
Registreres i Personalmappe WebSak
|
| Arbeidsavtale
|
Dok U
|
Ikke U.off (styres av gradering på sak)
|
Produseres manuelt i Visma og arkiveres i Personalmappe
|
NB! Følgende må oppdateres etter avklaring med innkjøp: Sjekkliste: Innkjøp/anskaffelser – manuell metode og TendSign/fagsystem Det er utarbeidet en egen «Håndbok for offentlige anskaffelser» for full beskrivelse av innkjøpsprosessen samt kontraktsoppfølging. Den beskriver både manuell/papirbasert metode, og også integrasjon mellom WebSak og TendSign. Ved avslutning av en anskaffelses- eller kontraktssak, skal alle dokumenttypene som er nevnt i håndboken for offentlige anskaffelser være lagret i saken.
- Manuell håndtering: sjekkes mot oversikt over dokumenttyper iht håndbok
- TendSign: integrasjonen ivaretar hele dokumentfangsten automatisk, med unntak av protokoller (flere typer). Disse overføres til WebSak først ved aksjon fra saksbehandler via fagsystemet. Det er steget for «protokollproduksjon» som trigger statusendring på journalposter i saken i WebSak, samt endring av tilgangskode. Ved avslutning av saker via TendSign må man derfor kontrollere at protokoller er overført, og at statuser på journalposter har blitt endret.
Håndboken for offentlige anskaffelser beskriver også unntak ifm integrasjonen:
|