Innledning og forutsetning for god kvalitetssikringDokumentsenteret er sisteinstans og skal kvalitetssikre arbeid utført av ledere og saksbehandlere i kommunen. Arkivaren har en viktig rolle i å holde databasen ryddig og oversiktlig. Dette innebærer at vi må ha rutiner for å sikre at informasjonen i sak/arkivet er autentisk og troverdig som dokumentasjon for aktiviteter og oppgaver i kommunen. Kvalitetssikringsrutinene skal også være til hjelp i å veilede ledere og saksbehandlere. Når arkivaren retter opp feil eller gjør vesentlige endringer i en sak eller journalpost, må derfor dette gjøres i samarbeid med saksbehandlerne slik at de:
- blir bevisste på hvordan saker og journalposter skal registreres
- er oppmerksomme på endringer som er gjort i deres saker og journalposter. Ved større avvik og gjentagelser dokumenteres og meldes hendelsen videre til seksjonsleder for dokumentsenteret, som tar dialog videre med nærmeste leder for videre oppfølging.
|
|