|
Med periodisering meiner vi at innhaldet i eit arkiv eller ein arkivserie vert inndelt i tidsbolkar. Andre ord er journalperiodar eller arkivperiodar.
Arkivlova krev periodisering for ein del av arkiv (§§3-12 til 3-17). Føremålet med periodisering er å få eit systematisk oversyn over arkiva i høve til kva tidsperiode dei vart nytta.
Dette lettar framfinning av dokument produsert attende i tid. Periodisering vert nytta hovudsakleg på møtebøker, kopibøker, brevjournalar og ein del ytre registerseriar.
I tillegg til desse, nyttar ein periodisering på saksarkiv, arkiv ordna på objekt nyttar i regelen ikkje periodisering. Periodiseringa kan skje ved kvart val,overgong frå eit arkivsystem til et anna, ved organisatoriske endringar og endring av arkivnøkkel.
Lengda på perioden kan variere alt etter serietype og storleik på den eininga som nyttar arkivserien.
Vi har to måtar å periodisere på; setje eit skarpt skilje, eller å ha ein overlappingsperiode. Periodisering er eit tiltak som krev planlegging og nødvendige ressursar. Fylkesarkivet skal takast med på råd ved alle planar om periodisering av arkiva. |