Veiledning for kassasjon og makulering av dokumenter i Vardø kommune

1. Formål

Kassasjon og makulering av dokumenter skjer i samsvar med gjeldende lovverk, god forvaltningsskikk og interne rutiner i Vardø kommune.

2. Definisjoner

• Kassasjon: En kontrollert og godkjent prosess der arkivmateriale som ikke lenger har administrativ, juridisk, rettslig eller historisk verdi blir utskilt og fjernet.
• Makulering: Den fysiske eller digitale destruksjonen av dokumenter som er godkjent for kassasjon, på en slik måte at innholdet ikke kan rekonstrueres.

3. Rettslig grunnlag

• Arkivloven (LOV-1992-12-04-126)
• Arkivforskriften (FOR-2017-12-15-2063)
• Personopplysningsloven (GDPR) ved dokumenter med personopplysninger

4. Ansvar

• Arkivansvarlig: Har overordnet ansvar for at kassasjon skjer iht. regelverket.
• Enhetsledere og saksbehandlere: Har ansvar for å identifisere dokumenter som kan vurderes for kassasjon, i samråd med arkivansvarlig.

5. Hva kan kasseres?

Dokumenter kan kun kasseres dersom dette fremgår av kommunens godkjente bevarings- og kassasjonsplan (BK-plan). Dette kan inkludere:

• Rutinemessig korrespondanse uten arkivverdi
• Møteinnkallinger uten vedtak eller saksbehandling
• Foreløpige kladder og interne arbeidsutkast
• Dobbeltarkivering

6. Prosedyre for kassasjon

1. Dokumentene vurderes opp mot BK-planen.
2. Arkivansvarlig godkjenner kassasjonsgrunnlaget.
3. Det utarbeides en kassasjonsprotokoll med:
   • Dato
   • Arkivskaper
   • Dokumenttype
   • Omfang (antall mapper eller sider)
   • Begrunnelse iht. BK-plan
   • Navn på ansvarlig person

7. Prosedyre for makulering

• Papirdokumenter: Makuleres med godkjent makuleringsutstyr (minimum sikkerhetsnivå P-4).
• Digitale dokumenter: Sletting skal skje med verktøy som sikrer permanent destruksjon (f.eks. ved overskriving eller sletting fra sikker lagring).
• Dokumenter som inneholder personopplysninger skal alltid makuleres/slettes forsvarlig.

8. Dokumentasjon

Alle kassasjoner skal dokumenteres og lagres i arkivsystemet (P360 eller tilsvarende) i henhold til gjeldende regler.

9. Kontroll og revisjon

Arkivansvarlig skal årlig gjennomgå kassasjonspraksis og sikre at rutiner er fulgt og dokumentert. Eventuelle avvik rapporteres til assisterende kommunedirektør.