1) Ansatte i kommune

4	Personalforvaltning
4.1	Generelt om ansatte i kommunen	Hjemmel	Bevares	Kasseres
4.1.1	Planlegging, ledelse, styring og evaluering av organets personalfunksjon, herunder utarbeidelse og fastsettelse av strategiske planer, lokal personalpolitikk, lokale avtaler mellom arbeidsgiver og arbeidstakere, interne instrukser og retningslinjer og andre styringsdokumenter, evalueringer	RAF § 7-26, 1a	X
4.1.2	Behandling av saker i administrasjonsutvalget	RAF § 7-26, 1b	X
4.1.3	Kommunens arbeid med rekruttering og ansettelse, herunder kunngjøring, utvidet søkeliste og innstilling, protokoller og møtereferater fra innstillings- og tilsettingsmyndighet.	RAF § 7-26, 1c	X
4.1.4	Kommunens organisering av arbeidet med helse-, miljø og sikkerhet. Saker som viser utarbeidelse og utvikling av organets instrukser og retningslinjer for HMS-arbeidet, evalueringer	RAF § 7-26, 1d	X
4.1.5	Saker fra verneombud	RAF § 7-23 RAF § 7-26	X
4.1.6	Kommunens håndtering av konflikter og varsling	RAF § 7-26, 1e	X
4.1.7	Kommunens planlegging, ledelse, styring og evaluering av kompetanseutvikling og opplæring, herunder enhetens egne opplæringsplaner, referater fra kompetanseutvalg	RAF § 7-26, 1f
4.1.8	Om den enkelte ansatte bevares følgende dokumentasjon: Stillingssøknad, tilbud om ansettelse, tilsettingsbrev (Ansettelsesvedtak), signert arbeidsavtale. Avslag på tilbud om ansettelse, klage på tilsetting, svar på klage på tilsetting Svar til søkere om besatt stilling. Kompetanseutvikling med betydning for den ansattes lønns- og ansettelsesforhold. Lønn, godtgjørelse og permisjoner med betydning for den ansattes pensjonsforhold. Oppfølging i forbindelse med sykemelding dersom saken har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold. Dokumentasjon på og oppfølging av yrkesskader. Omplassering, beordring, fortrinnsrett. Ordensstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold. Avslutning av arbeidsforhold.	RAF § 7-26, 1g	X
4.1.9	Saker om velferd, som interne retningslinjer for tildeling og bruk av velferdsmidler, søknader og vedtak, protokoll fra forhandlingene	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.1.10	Retningslinjer og annen dokumentasjon for omstilling, overtallighet og organisasjonsendring	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.1.11	Retningslinjer for rusmiddelbruk for den enkelte virksomhet eller avdeling	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.1.12	Dokumentasjon om opplæring av nyansatte, herunder introduksjonsprogrammer, opplæringsplaner og -tiltak	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.1.13	Planlegging og gjennomføring av interne og eksterne kurs og andre kompetansehevende tiltak innen organets egenforvaltning	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.1.14	Innhenting av underlagsmateriale i forbindelse med lønnsforhandlinger, som inneholder dokumentasjon om lønnskrav fra arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjoner, lønnsstatistikker og annet tallmateriale	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.1.15	I ansettelsessak Svarbrev – søknad mottatt	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2	Personalsaker		Bevares	Kasseres
4.2.1	Ansettelse Stillingsannonse Arbeidsavtale Søknad med CV Vitnemål Attester Taushetserklæring Politiattest skal det kun noteres «Framvist politiattest» i saken) Tuberkuloseattest/MRSA-skjema Oppholdstillatelse (fra UDI) Sikkerhetsklarering	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.2	Pensjon Svar fra KLP Søknad til og svar fra statens pensjonskasse (SPK) Øvrige dokumenter vedrørende pensjonsforhold Pensjonsmelding til NAV	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.3	Oppholdstillatelse	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.4	Karakterutskrift	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.5	Lønnssaker med betydning for pensjonsforhold (dokumenter vedrørende lønnsplassering og ansiennitet): Vedtak om funksjonstillegg Endring av stillingskoder Lønnsfastsettelse Lokale forhandlinger Lønnsforespørsel Lønnsansiennitetsberegning Kompetanseforhandling Studentavlønning	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.6	Godtgjørelser med betydning for pensjonsforhold Særskilte avtaler om godtgjørelser Vedtak om stedfortredergodtgjørelse Skjema for funksjonstillegg, telefongodtgjørelse, internett etc.	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.7	Stipend til studier i utland eller for etterutdanning /videreutdanning Søknader og svar Stipend Eventuell rapport fra stipendmottager	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.8	Støtte til etterutdanning Søknader og svar Avtaler om bindingstid	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.9	Personalmelding Dokumentasjon av ansettelsesendringer, omplasseringer, fortrinnsrett, stillingsstørrelse med mer	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.10	Kompetanseutvikling Dokumentasjon av kompetanseutvikling med betydning for lønn og ansettelse	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.11	Permisjoner med betydning for lønn- og pensjonsforhold Søknader og svar på permisjon Foreldrepermisjon: Varselskjema, brev om foreldrepermisjon, vedtak fra NAV, eventuelle brev om endringer fra NAV, avslag på grunn av mangelfull søknad/dokumentasjon	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.12	Foreldrepermisjon: Søknad om foreldrepenger, Inntektsopplysninger	RAF § 7-26, 1	X
4.2.13	Erkjentlighetsgaver Dokumenter vedrørende tildelte erkjentlighetsgave og Påskjønnelse	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.14	Spesielle avtaler Senioravtaler Særskilte avtaler om arbeidstid	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.15	Sykefravær med betydning for lønns- og pensjonsforhold Innkalling til og referat fra oppfølgingssamtale Oppfølgingsplan Avtaler Korrespondanse med NAV Referater fra dialogmøter Plan for tilrettelagt arbeid Fritak fra arbeidsgiverperioden Henvisninger til bedriftshelsetjenesten	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.16	Yrkesskade Melding til NAV Erstatningskrav Skademelding Korrespondanse vedrørende forsikring	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.17	Disiplinærsaker Møteinnkallinger Møtereferater Skriftlig advarsel Korrespondanse med tillitsvalgte og advokater Avtaler med ansatt Vedtak om tiltak Oppsigelse/avskjed (dersom det foreligger)	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X	Disiplinærsaker som ikke fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes ansettelsesforhold kan kasseres etter 5 år etter sakens avslutning
4.2.18	Politianmeldelse av lovbrudd Anmeldelser og varselbrev Oppsigelse/avskjed (dersom det foreligger)	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.19	Avskjed/oppsigelse fra arbeidstaker eller arbeidsgiver Dokumenter vedrørende avskjed og suspensjon Avskjed/oppsigelse Sluttsamtale	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.20	Arbeidsbekreftelse/sluttattest Forespørsel fra ansatt Arbeidsbekreftelse Sluttattest	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.21	Individuelle oppfølgingsplaner, annet om fagforeninger, medbestemmelse, representasjon, fadderordning	RAF § 7-26, 1g	X
4.2.22	Fritak fra arbeidergiverperioden: Søknad, avslag eller svar om mangelfull søknad fra NAV, svar fra NAV vedrørende refusjonskrav, generell korrespondanse vedrørende refusjonskrav	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	X
4.2.24	Refusjonskrav til NAV	RAF § 7-23 RAF § 7-26, 1	x
4.2.25	AKAN-dokumenter, inkludert individuelle kontrakter om AKAN- tiltak, kasseres etter at kontrakten mellom arbeidstaker og arbeidsgiver er utløpt (under forutsetning av at det ikke har utviklet seg til en disiplinærsak)	RAF § 7-26, 1		kan kasseres etter at avtalen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver er utløpt under forutsetning av at det ikke har utviklet seg til en ordinær personalsak
4.2.26	Ordensstraff som ikke fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold	RAF § 7-26, 1		5 år etter at saken er avsluttet
4.2.27	Ferier og permisjoner som ikke har betydning for pensjon eller ansettelsesforhold: Søknad om ferie, søknad om overføring av ferie, ferieplaner, vedtak Søknad om forskudd på ferie, søknad om overføring av ferie, vedtak Søknad om permisjon	RAF § 7-26, 1	X	1 år etter at saken er avsluttet
4.2.28	Egenmeldinger, sykemeldinger, legeerklæringer	RAF § 7-26, 1		1 år etter at saken er avsluttet
4.2.29	I Namsskogan kommune kan man kassere: Registrering og kontroll av arbeidstid, som inneholder dokumentasjon om arbeidstidsregistreringer	RAF § 7-26, 1		1 år etter at saken er avsluttet
	Planlegging og gjennomføring av velferdstiltak for ansatte Oppfølging av den enkelte ansatte som inneholder dokumentasjon uten betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold, ordensstraff, arbeidsulykker, yrkesskader og yrkessykdommer Øvrige arbeidsvilkår som innkalling til medarbeidersamtaler, referat fra medarbeidersamtale, ordning med fasttelefon, mobiltelefon, internettilgang, bredbånd m.m. Kursbevis, dersom det ikke er behov for bevaring
4.2.30	Varsler om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen der varslet viser seg ubegrunnet eller uriktig	RAF § 7-26, 1		1 år etter at saken er avsluttet

Merknad:
Personalfunksjonen omfatter et spekter av oppgaver fra strategisk ledelse og planlegging av personalområdet til løpende personalforvaltning, herunder rekruttering, oppfølging og avgang av ansatte. Personalforvaltning skal dokumenteres ved ferdige dokumenter som planer, policy, avtaler og evalueringer. Saker som gjelder strategiske planer skal bevares for ettertiden. Administrasjonsutvalgets saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, bevares. Arbeidet med rekruttering og tilsetting skal bevares. Det samme skal arbeidsgivers organisering av helse, miljø og sikkerhet.

Det skal bevares en rekke sakstyper vedrørende den enkelte ansatte så fremt disse har betydning for den ansattes tjenesteforhold og pensjonsforhold. Så fremt disse kravene er oppfylt kan det kasseres en del dokumenttyper som nevnt nedenfor. Når det gjelder konflikter og varsling har arbeidsgiver ansvar for å legge forholdene til rette for varsling og håndtering av intern kritikk. Kommunens rutiner for varsling ved kritikkverdige forhold skal bevares. Enkeltvarsler har den funksjon at enkeltpersoner på en forholdsvis enkel måte kan si fra om forhold som oppleves utilfredsstillende. Det vil selvsagt variere, men enkelte kommuner og fylkeskommuner har detaljerte rutiner for hvordan varsling håndteres, inkludert mulighet for ulik håndtering av begrunnede og ubegrunnede varsler. Så fremt det er lagt opp til det i arkivdanningen ligger det en mulighet også etter regelverket her, til å skille mellom varsler som viser seg ubegrunnet og øvrige varsler. Varsler som viser seg klart ubegrunnet, fordi de er uriktige eller varsler som varsleren selv ikke ønsker å følge opp, kan kasseres.

Dokumentasjon av arbeidsgivers ansvar for kompetanseutvikling og opplæring skal bevares for ettertiden. Referater fra møter i kompetanseutvalg skal bevares.

Forskriften krever bevart dokumentasjon av betydning for den enkelte ansattes pensjonsforhold og langvarige tjenesteforhold. Når det gjelder saker om ordensstraff kreves bevaring av dokumentasjon av ordensstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold. I kommunene benyttes ofte begrepet «disiplinærsak» om ordensstraff.
Ved disiplinærsak blir det opprettet en sak på den gjeldende koden under ”disiplinære forhold”. Har en ansatt flere disiplinære forhold blir det opprettet en ny sak hver gang. Av hensyn til personvernet blir sak og dokumenter tilgangsstyrt, slik at kun personalleder og virksomhetsleder har tilgang til saken. Elektronisk vil dokumentet kunne flyttes til ny sak som deretter kasseres etter 5 år. Tidligere har anmerkning vært lagt i konvolutt i personalmappe. I et elektronisk system må det opprettes en ny sak for dokumenter som skal kasseres etter 5 år. En ansatt kan dermed foruten elektronisk personalmappe også ha en eller flere saker knyttet til navnet sitt i det elektroniske systemet.

Forskriften skiller altså mellom ordensstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold, og annen ordensstraff. Hensikten med skillet er at anmerkninger som ikke får konsekvenser, ikke trenger bevares for all ettertid.
Eksempler på saks- og dokumenttyper som kan kasseres:
 Søknader med vedlegg til dem som ikke blir tilsatt
 Dokumentasjon om opplæring av nyansatte, herunder introduksjonsprogrammer, opplæringsplaner og -tiltak
 Planlegging og gjennomføring av interne og eksterne kurs og andre kompetansehevende tiltak innen organets egenforvaltning
 Innhenting av underlagsmateriale i forbindelse med lønnsforhandlinger, som inneholder dokumentasjon om lønnskrav fra arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjoner, lønnsstatistikker og annet tallmateriale
 Registrering og kontroll av arbeidstid, som inneholder dokumentasjon om arbeidstidsregistreringer
 Planlegging og gjennomføring av velferdstiltak for ansatte
 Oppfølging av den enkelte ansatte som inneholder dokumentasjon uten betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold, ordensstraff, arbeidsulykker, yrkesskader og yrkessykdommer
 AKAN-dokumenter, inkludert individuelle avtaler om AKAN-tiltak, kan kasseres etter at avtalen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver er utløpt under forutsetning av at det ikke har utviklet seg til en ordinær personalsak.
 Søknad om ferie, søknad om overføring av ferie, ferieplaner, vedtak
 Søknad om forskudd på ferie, søknad om overføring av ferie, vedtak
 Saker om velferd, så som interne retningslinjer for tildeling og bruk av velferdsmidler, søknader og vedtak, protokoll fra forhandlingene.
 Egenmeldinger
 Sykemeldinger
 Legeerklæringer
 Innkalling til medarbeidersamtaler, referat fra medarbeidersamtale
 Individuelle oppfølgingsplaner
 Annet om fagforeninger, medbestemmelse, representasjon
 Fadderordning
 Øvrige arbeidsvilkår, blant annet ordning med fasttelefon, mobiltelefon, internettilgang, bredbånd m.m.
 Varsler om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen der varslet viser seg ubegrunnet eller uriktig
 Ordensstraff som ikke fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold