2) Barnehage

Følgende skal bevares:

6.2	Barnehage	Hjemmel	Bevares	Kasseres
6.2.1	Generelt		Bevares	Kasseres
6.2.1.1	Planer for etablering, drift og tilsyn av barnehager	RAF § 7-28, 2a	X
6.2.1.2	Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningslinjer for tildeling av tilskudd, retningslinjer for inntak og opphold i barnehage	RAF § 7-28, 2b	X
6.2.1.3	Saker om godkjenning av barnehager, oppfølging av avvik med betydning for barnehagens godkjenning, dispensasjoner fra krav	RAF § 7-28, 2c	X
6.2.1.4	Årsplaner og årsmeldinger, avviksrapportering og kriseberedskap	RAF § 7-28, 2d	X

6.2.2	Om det enkelte barn	Hjemmel	Bevares	Kasseres
6.2.2.1	Om det enkelte barn bevares Register over barnehagebarn (f.eks. en halvårlig liste eller rapport) Hvilke barn som har gått i hvilken barnehage til enhver tid Skademelding	RAF § 7-28, 2e	X
6.2.2.2	Om det enkelte barn bevares følgende korrespondanse mellom hjem og barnehage (i barnemappe): Søknad og svar på barnehageplass, Søknad og svar på bytte av barnehage, oppsigelse av barnehageplass Notater/referater fra foreldremøter mellom hjem og barnehage	RAF § 7-23: RAF § 7-28, 2e	X
6.2.2.3	Om det enkelte barn bevares følgende dokumentasjon om utvikling og pedagogiske tiltak (i barnemappe): Vurderinger, observasjoner, læringsmål Dokumentasjon av utviklingssamtaler med foreldre/foresatte Dokumentasjon i forbindelse med overgangen mellom barnehage og skole Resultat fra kartlegginger, f.eks. i forbindelse med skolestart Referater fra ulike møter, eksempelvis overføringsmøter, samarbeidsmøter Søknad/vedtak om spesialpedagogisk støtte, ekstraressurser og spesialopplæring, for eksempel utredning, tester og IUP. Kan også være henvisning, søknad og melding om nye behov til PPT, sakkyndige vurderinger, årsrapport, avslutning av spesialopplæring, morsmålsopplæring, henvisning til logoped, fysiske treningsopplegg, og andre spesialpedagogiske tiltak	RAF § 7-23: RAF § 7-28, 2e	X
6.2.2.4	Om det enkelte barn bevares følgende dokumentasjon om andre forhold (i barnemappe): Legeerklæringer, utredninger Legemiddelhåndtering Skademeldinger	RAF § 7-23: RAF § 7-28, 2e	X

	Opplysninger om særlige familieforhold, f.eks. hemmelig adresse Saker om fysisk og psykososialt miljø, for eksempel mobbesaker Samtykkeskjema vedrørende overføring av opplysninger (for eksempel overføring mellom barnehage og skole) Søknad om innsyn i barneopplysninger Melding til barnevern	RAF § 7-23: RAF § 7-28, 2e
6.2.2.5	Kartlegginger i den enkelte barnehage, herunder skjema og notater etter observasjoner som ikke fører til at faginstansen involveres. I tilfelle fagenheter som for eksempel PPT eller barnevernstjenesten har vært involvert skal saken dokumenteres i vedkommende fagenhet	RAF § 7-28, 2e		1 år etter barnehageårets slutt
6.2.3	Foto		Bevares	Kasseres
6.2.3.1	Fotografier i årsmelding som illustrerer ulike aktiviteter gjennom året for eksempel turer, lek, læring eller seremonier, samt metadata med dato og navn på fotograf	RAF § 7-28, 2e		Når barna er ferdige i barnehagen blir bildene slettet
6.2.3.2	Tillatelser til foto, henting, informasjon om allergier, o. l.	RAF § 7-28, 2e		1 år etter at barnet har sluttet
6.2.4	Søknader		Bevares	Kasseres
6.2.4.1	I Namsskogan kommune bevares: Søknad om barnehageplass, kommunens kvittering eller foreløpig svar om at søknaden er mottatt, søknadens saksbehandling i kommunen, kommunens svar om at søkeren har fått tildelt plass i barnehage, alternativt svar om at søkeren står på venteliste	RAF § 7-23: RAF § 7-28, 2e	X
6.2.4.2	I Namsskogan kommune kan kasseres: Søknad om inntektsgradert betaling: Søknad med vedlegg, søknadens saksbehandling i kommunen eventuelt barnehagekontoret, inkl. kontroll av at barnet går i barnehagen (dvs. inntektsgradert betaling), svarbrev. Søknad om søskenmoderasjon: Søknaden, kontroll av at barna har barnehageplass, enkeltvedtak med kopi til barnehagen, sakens behandling i kommunens fakturabehandlingssystem Kopier av søknad, utredning, tilråding og vedtak vedrørende PPT så fremt slike er bevart andre steder, jf. pkt. 7	RAF § 7-28, 2e		1 år etter barnehageårets slutt

Merknad:

Kommunens ansvar for barnehager innebærer en rekke oppgaver som skaper dokumentasjon om både offentlige og private barnehagers etablering, drift og tilsyn. Kommunen er lokal barnehagemyndighet og skal blant annet beregne behov for barnehager og bidra til faglig kvalitet av personale. Kommunen forvalter dessuten de statlige øremerkede tilskuddene til ikke-kommunale barnehager i kommunen. Kommunens godkjenning av enkeltbarnehager, samt oppfølging av eventuelle avvik som har betydning for godkjenningen, skal bevares. Når det gjelder hvert enkelt barn skal kommunen av hensyn til langvarige rettigheter kunne dokumentere hvilke barn som har gått i hvilken barnehage til en hver tid. Med ”Register over barnehagebarn” menes for eksempel en halvårlig liste eller rapport. Så fremt man bevarer slike lister eller rapporter er det ikke nødvendig å bevare barnehagesøknader.

Det ligger en del dokumentasjon i barnehage i forbindelse med faglig arbeid, for eksempel pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Denne dokumentasjon skal bevares hos PPT.

Det tas en del bilder i barnehagene. Noen av bildene skal bevares for ettertiden og andre kan kasseres. Forskriften her krever ikke automatisk bevaring av foto ut fra format. Foto som skapes som ledd i organets virksomhet er dokumenter som bevares ut fra hvilke funksjoner eller oppgaver fotografiet dokumenterer. Fra barnehager og skoler skal for eksempel årsmelding bevares i henhold til forskriften her. I barnehagens og skolens årsmelding vil det gjerne forekomme foto der hensikten med fotografiene er å illustrere ulike aktiviteter gjennom året for eksempel turer, lek, læring eller seremonier. Disse fotografiene skal bevares for ettertiden som en del av årsmeldingen. For at fotoene også skal kunne benyttes i ettertid, må kommunen sørge for at fotoene bevares som separate filer og at det knyttes nødvendige metadata til filene. Et minimumskrav til metadata er dato og navn på fotograf. Forskriften om bevaring av fylkeskommunale og kommunale arkiv etter 1950 er minimumskrav. Riksarkivaren pålegger ikke kassasjon av materiale som ikke kreves langtidsbevart. Den enkelte kommune står dermed fritt til å bevare mer enn det forskriften krever og foto vil kunne inngå som en kilde til mer kunnskap om for eksempel lokalhistoriske forhold. Vi anbefaler en fotopraksis som overholder personvernet og muliggjør etterbruk av bildene.

Eksempel på sakstyper som kan kasseres:
 Søknad om barnehageplass, kommunens kvittering eller foreløpig svar om at søknaden er mottatt, søknadens saksbehandling i kommunen, kommunens svar om at søkeren har fått tildelt plass i barnehage, alternativt svar om at søkeren står på venteliste.
 Søknad om inntektsgradert betaling: Søknad med vedlegg, søknadens saksbehandling i kommunen eventuelt barnehagekontoret, inkl kontroll av at barnet går i barnehagen, svarbrev.
 Søknad om søskenmoderasjon: Søknaden, kontroll av at barna har barnehageplass, enkeltvedtak med kopi til barnehagen, sakens behandling i kommunens fakturabehandlingssystem.
 Kopier av søknad, utredning, tilråding og vedtak vedrørende pedagogisk-psykologisk tjeneste så fremt slike er bevart andre steder, jf pkt 7.
 Kartlegginger i den enkelte barnehage, herunder skjema og notater etter observasjoner som ikke fører til at faginstansen involveres. I tilfelle der barnevern eller pedagogisk-psykologisk tjeneste har vært involvert bevares dokumentasjonen i fagenheten.
 Tillatelser til foto, henting, informasjon om allergier, o. l.