|
Når ei sak er ferdig handsama, skal saksdokumenta/saksmappa sendast til arkivet for arkivering.
- Sakshandsamar skal gå gjennom saksmappa og kontrollera at alle restansar er avskrivne og at arkivverdige dokument er lagt i saksmappa. Sakshandsamar er også ansvarleg for at saker som går til arkivet er reinska for arkivuverdig materiale. Sakshandmar skal deretter levera mappa til arkivtenesta, og markera at mappa skal avsluttast ved hjelp av merknadsfunksjonen "Ønskes avsluttet" i WebSak. I dei tilfella mappa ikkje er utlevert, skal ein markera at ei sak er avslutta ved hjelp av same merknadsfunksjon.
- Arkivtenesta registrerer i sak-/arkivsystemet at saka er avslutta, kontrollerer at alle dokument er avskrivne og registrerer eventuelt kassasjonsår for saka. Berre arkivpersonale skal ha tilgang til desse funksjonane i systemet.
- Før arkivlegging skal arkivpersonale kontrollera at sakshansamar har rydda mappa for konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat o.l., og at alle saksdokument er på plass. Saka skal deretter markerast som avslutta i den elektroniske journalen.
|
|