|
Arkivtenesta skal dagleg gå gjennom lista med journalpostar med status M, F og S, og saker med status R.
Journalpostar med status M
Arkivtenesta skal sjå til at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet, og at dei same dokumenta finst i det fysiske arkivet. Kvar dag etter at alle saksdokument er skanna, skal arkivtenesta kontrollera at alle saksdokumenta er skanna. Dette skal gjerast ved å søkja fram alle inngåande dokument med status M.
Journalpostar med status S
Arkivtenesta skal dagleg gå gjennom lista over journalpostar med status S. Ein skal kontrollera journalposttittel, gradering og avsendar/mottakar. Journalposten skal deretter skrivast ut og setjast til J.
Journalpostar med status F
Arkivtenesta skal dagleg kontrollera brevkopiane mot journalposten i WebSak. Følgjande punkt skal kontrollerast før journalpoststatusen skal setjast til J.
- at journalposten er knytt til rett sak
- at tittelen på journalposten er dekkande og utan skrivefeil
- at eventuelle vedlegg er lagt til journalposten
- at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort
- at evt. avskriving er korrekt
Journalposten skal deretter setjast til J og brevkopien skal setjast i eigne permar. Er det journalpostar med status F som manglar brevkopi, skal ein gje beskjed til sakshandsamar.
Saker med status R
Arkivtenesta skal dagleg gå gjennom saker med status R. Sakene skal setjast til status B, og det skal opprettast fysisk mappe (gjeld ikkje arkivdel PA) når følgjande er kontrollert:
- sakstittel
- arkivdel og klassering
|