|
Svara på/oppretta utgåande brev i elektronisk journalsystem
Brev, e-postar og faksar frå Rådhuset skal sendast som offentlege dokument og innehalda brevhovud, arkivkode og journalnummer og anna som dokumenterer tilknyting til sak. All utgåande sakspost, også e-postar og faxar, skal vera tilgjengeleg i det elektroniske journalsystemet. Sakshandsamar skal sjølv journalføra eigne utgåande brev, interne notat og utgreiingar i den elektroniske journalen. Sakshandsamar skal såleis:
- føra på dokumenttype
- gje dokumentet ein tittel som konsist skildrar innhaldet i brevet
- føra på alle mottakarar og kopimottakarar
- vurdera om dokumentet skal vera unntatt offentlegheit og påføre korrekt lovheimel og tilgangskode for dette vedtaket. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering, skal ein ta kontakt med avdelingsleiar
- Knytta til eventuelle vedlegg
- inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R. Når brevet er ferdigstilt og klar til å sendast, skal status setjast til F.
Når brevet er ferdig, skal det underteiknast og postleggjast. Sakshandsamar skal ta to kopiar av utgåande skriv (også e-postar og faksar) - eitt til arkiv/mappa og eitt til kopibok (slik at kopiane har underskrift). Alle vedlegg som vert sende ut, skal leggjast saman med brevet i mappa. Vedlegg skal ikkje leggjast i kopiboka. Dersom eit brev har fleire mottakarar, skal ein ikkje leggja fleire eksemplar av brevet i mappa og i kopiboka. I staden skal det skrivast ut mottakarliste som skal vera bak på brevet. Sakshandsamar skal sørgja for at alle journalpostar som han/ho er ansvarleg for, vert avskrivne på korrekt måte innan dei fristane som lovverket gjev.
Utgåande e-post
Brev som skal sendast som e-post, skal opprettast på vanleg måte i den elektroniske journalen. Når brevet er ferdig og klart til å sendast, skal knappen for e-postsending i den elektroniske journalen nyttast. Brevet vert då lagt som vedlegg til e-posten. Dokument som er unntatt offentleg innsyn, skal ikkje sendast som e-post.
Interne dokument og notat mellom ulike einingar
For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Det skal leggjast éin kopi til arkivet/mappa, men ikkje til kopiboka/brevkopi. Er den eine avdelinga/seksjonen ikkje knytt opp mot systemet, nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse. Sakshandsamar skriv sjølv ut notatet, underteiknar og sender det til postlegging. Det skal takast to kopiar - éin til arkiv og éin til kopibok.
Arkivet sin kontroll med utgåande brev
Arkivet skal kvar dag gå gjennom alle brevkopiar og kontrollera at sakshandsamar har journalført det utgåande brevet på korrekt måte når det gjeld journalposttittel, mottakarar, gradering og avskriving. Alle brev som arkivet finn i orden, skal setjast til journalstatus J og leggjast til kopiboka. Journalføringar som ikkje vert godkjende skal rettast av arkivet eller av sakshandsamar. Arkivet bør kvar dag søkja opp postar med journalstaus F, og etterlysa brevkopiar for desse. |