|
Utlån av saksdokument skal alltid skje gjennom arkivtenesta etter følgjande prosedyre:
- Berre arkivpersonale har tilgang til arkivet.
- Utlån av saksmapper skal kun skje internt i kommunen
- Utlån skal registrerast i postjournalen/journalsystemet. Ved utlån av saker som ikkje er i den elektroniske journalen, skal det fyllast ut utlånskort som skal plasserast i hylla/boksen der saka er arkivert.
- Arkivtenesta skal sikre at lånar har tilgang til saksdokumenta i tilfelle desse er graderte
- Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtenesta avskrive utlånet.
- Utlånt materiale er lånaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Lånaren skal sjå til at ingen dokument blir fjerna eller lagt til i ei mappe, og at orden i mappa ikkje blir øydelagd.
- Utlånte mapper skal ikkje takast med utanfor Rådhuset.
|
|