|
Offentlege organ skal til ei kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert, jfr. Riksarkivarens forskrift § 1-1. Arkivplanen skal også vise kva instruksar, reglar, planar, m.m som gjeld for arkivarbeidet i organet. Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene og er ein del av kommunen sitt internkontrollsystem. Jfr. forskrift om offentlege arkiv § 4. Arkivplanen skal sikre at Radøy kommune ivaretar arkivansvaret i tråd med arkivlova § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
- eit tenesteområde får oppretta ein ny arkivdel
- det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
- eit tenesteområde tar i bruk eit nytt dataverktøy for lagring av informasjon
- tenesteområde blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
- kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
Arkivleiar skal ha melding om alle endringar med følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk, og har rett til å uttale seg om dei følgjene endringane kan få for arkivet. |