|
Oppgåve: Avslutning av arkivsaker Når saksbehandlaren vil avslutte ei arkivsak , fører han på ein merknad på saksnivå av type ØA (Ønskt avslutta). Arkivet skal kontrollere og avslutte saka ved å påføre kode A for Avslutta. Ansvar og tidspunkt: Arkivet: dagleg
- Vel korga for ”Saker til avslutning”
- Vel den saka du skal avslutte
- Kontroller at alle journalpostane har meiningsberande og ryddige overskrifter og at dei er journalført
- Journalfør om ikkje alle er dette frå før
- Endre status frå B til A
Oppgåve:Opne ei avslutta sak Når saksbehandlaren ønskjer å opne ei arkivsak, kan arkivet endre status frå A til B. Arkivet må samstundes fjerne arkivmerknad ØA, viss ikkje kjem den i korga over saker til avslutning.
- Hent opp arkivsaka som skal opnast
- Endre frå status A til B
- Hent opp arkivmerknader, endre merknad frå ØA til MA og skriv kommentar om at sakshandsamar ynskjer å få saka gjenopna
- Arkivsaka ligg no i korga «mine saker» hos sakshandsamar
Oppgåve: Oppfølging av korga «Dok.type I status M til jføring» Korga inneheld inngåande dokument som er skanna av arkivtenesta eller som er importert av sakshandsamarar Ansvar og tidspunkt: Arkivet: dagleg etter skanning og journalføring av dokument.
- Vel korga «Dok.type I status M til jføring» - Denne korga innehels alle inngåande dokument med status M
- Dobbelklikk på den du vil journalføre, posten kjem fram i journalkortet.
- Gå til feltet jstatus, endre kode frå M til J, trykk lagre
- Det inngåande dokumentet vil nå liggje i korga innboks til sakshandsamar eller til leiar.
- Dokumenta skal oppbevarast etter dato, inntil makulering/kassering. Skil etter gradert/ugradert. Graderte dokument skal makulerast.
Oppgåve:Fjerne feilregistrerte journalpostar frå arkivsaker
Feilregistrerte journalpostar kan ikkje slettast frå WebSak, men setjast til "feilregistrert" og overførast til "søppelmappe". Ansvar og tidspunkt: Arkivet: ved behov
- Stå i den journalposten som er feilregistrert
- Slett e-filar om dei er oppretta
- Klikk på menyknapp
- Sett journalposten til "feilregistrering"
Oppgåve: Kryssreferanse mellom arkivsak og/ eller journalpost Dersom oppretta sak har samanheng med eller bør vise til tidlegare oppretta sak, skal kryssreferanse setjast inn via "jfsak/pres" i WebSak.
- Søk opp og noter saksnr. eller journalpostnr du skal referere til.
- Hent opp den saka du skal knytte referanse frå.
- Vel jfsak/pres
- Vel ny
- Vel Type referanse
|