|
Einkvar kan krevje å få gjera seg kjent med innhaldet av eit offentleg dokument i ei bestemt sak. Alle dokument er i utgangspunktet offentlege når dei er ferdigbehandla av saksbehandlar og eventuelt sendt frå Austevoll kommune, med mindre dei er unnatekne etter lova. Offentleg postjournal vert tilgjengeleggjort på www.austevoll.kommune.no med 1 dag forseinking. Austevoll kommune vil gjere innsyn (offentleg postjournal) tilgjengeleg på Internett innan 1 dag etter journalføring.
Kvalitetssikring av postjournal
Rutinar der ein har god oversikt over inn- og utgåande dokument er eit viktig ledd i god forvaltningsskikk. Ei slik oversikt skal vise kva som er skjedd i ei sak og sørgje for at innbyggarane i Austevoll og kommunen sjølv, får ivareteke sine interesser på ein forsvarleg måte. Arkivleiar har ansvaret for å kvalitetssikre postjournalen før den vert lagt ut på nett. Kvalitetssikring vil seia kontroll med at journalen er ført etter dei krav som vert stilt i lov og føresegner, og at personvernet er ivareteke. (sjå eigen rutine) Publisering av offentleg journal på InternettDen offentlige journalen (postlista) skal vera tilgjengeleg på Internett. Alle offentlege og journalførte dokument vil vise i den offentlege journalen, dvs. dokument som har fått status J. Dette gjeld I, U og S dokument.
Overføring av offentleg journal vert kjørt normalt 1 gong pr. arbeidsdag klokka 15:00.
Dette blir gjort ved å køyre Drum:
- Eige ikon på startsida - Logg inn med passord
- Trykk på "Kjør Drum - Generer rapport"
- Når den er ferdig, etter ca 10 min kontrollerer du rapporten
- Trykk på "Se rapport"
- Sjekk antall dokumenter med feil - Er det feil her, søk opp dette i websak og sjå kva som er feil og rett opp i dette
- Gå vidare til "Vis differanse" - Her ser du over om overskriftene er greie - meiningberande og ikkje avslørande om det er noko som er unnarteke offentlegheita
- Om det er alvorlige feil må Drum køyras på nytt
- Kryss ned rapporten og trykk på "Oppdater Innsyn" - Dette tar ca 10 min.
|