Innkjøp av elektroniske system

Innkjøp av elektroniske fagsystem

Austevoll kommune har plikt til å arkivere alle dokument som blir til i kommunens virksomhet, dersom dei har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for sakshandsaming. Arkiveringsplikta gjeld uavhengig om dokumenta er utveksla med eksterne eller er utarbeida for internt bruk. Dokumentet er teknologinøytralt, det er innhaldet og ikkje formatet som avgjer om dokumentet skal bevarast.

Ei betydeleg mengd av kommunens arkivmateriale blir handtert i elektroniske system. Det er derfor viktig at denne retningslinja blir fulgt for å sikre at kommunen følgjer arkivlova og andre relevante lover (forvaltningslova, offentleglova, personopplysningslova , etc.)

Målgruppa for denne  retninglinja er alle som tar initiativ til, deltar i og gjennomfører innkjøp av elektroniske arkivsystem.

Rådmannen har det overordna ansvaret for kommunens arkiv.
Arkivleiar har det faglege ansvaret for arkivforvaltninga i kommunen, herunder fagsystem. 
IKT-sjef skal innvolveras i alle innkjøp av IKT-System. 
Einingsleiarar har ansvaret for å tilrettelegge forholda i si eining slik at arbeidet kan drivas i henhald til gjeldande lover, reglar og rutiner. 
Systemansvarleg for arkivsystemet er ansvarleg for den daglege drifta. 
Brukarane av systemet er ansvarlege for å setje seg inn i og forholde seg til dei rutiner og retningslinjer som gjeld for bruk av arkivsystmet.

Begrepet fagsystem blir brukt om fleire forskjellige system. Dette kan vere sakshandsamingssystem, støttesystem og register. Eit fagsystem handterer ein eller nokre få sakshandsamingsprosessar, gjerne knytt til særlovgjevning. Behovet for å handsame ei betydeleg antall saker med hensyn til saksgang, arbeidsprosedyrer og kriterier for vedtak utgjer bakgrunnen for innkjøp av ulike system.

• Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystem pliktar å sjekke om systemet oppfyller alle naudsynte krav i forhold til arkivlova og andre relevante lovar.
• IKT-Sjef og arkivleiar må konsulterast for bistand til vurdering av systemet før kontrakt inngås.
• IKT-Sjef skal godkjenne alle innkjøp av IKT-system

• Registrering av saksdokument skal normalt skje i eit Noark-system
• Elektronisk arkivering av saksdokument forutsett bruk av fullgode system, rutiner, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren
• Opplysningar, dokument og register som inngår i fagsystem skal handterast i tråd med arkiverings- og journalføringsplikta
• Systemet må ta høgde for krav i personopplysningslova
• Systemet skal vere godt nok dokumentert til at materialet kan brukas også etter overføring til arkivdepot, og dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen
• Opplysningar som ikkje lenger er aktuelle, skal ikkje slettast utan at Riksarkivaren har gitt samtykke til kassasjon – Arkivleiar kontaktas
• Systemet skal kunne eksportere datauttrekk der saksdokumenta er knytt til overordna tabellar i samsvar med bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift
• Har fagsystmet ein egen brevjournalmodul som man skal ta i bruk, skal man på førehand sikre seg om at denne har fullverdige arkivfunskjonar

Systemet må kunne registrere obligatoriske journalopplysningar etter arkivforskrifta §10:

• Journalføringsdato
• Saks- og dokumentnummer
• Namn på avsendar og mottakar
• Opplysningar om saka
• Dokumentdato
• Klasse etter kommunens ordning for klassifikasjon
• Ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• Avskrivingsmåte

Kommunens arkivleiar har ansvaret for at kommunen til ei kvar tid har ajourført arkivplan. Det er difor viktig at vedkomande mottar relevant opplysning om fagsystemet.

For å identifisere bevaringsverdig informasjon skal kvart fagsystem slik at man forstår innhald, sakshandsaming og systemets oppbygging. Systemarkitektur, funksjon, formål, arkivdanning, informasjon, innhald og grensesnitt mot andre system.

I tillegg skal følgjande utarbeidas og inkluderast i arkivplan for systemer med bevaringsverdig arkivmateriale: Instruks som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knytt til oppretting, mottak, utveksling, vedlikehald og bruk av arkivdokument – Instruksen lagast før systemet tas i bruk.

Følgjande skal beskrivast:

• Ansvar for tildeling/vedlikhald av brukarrettar
• Beskrivelse av roller og rettigheter/plikter knytt til rollene
• Autentisering/signering av dokument, samt reglar og rutiner for dette
• Ansvar/rutiner for kvalitetssikring
• Ansvarsforhold og prosedyre for registrering, journalføring og arkivering
• Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.
• Rutiner som definerer ansvar for:
  • Fordeling av dokument
  • Retting av register- og arkivopplysningar
  • Avskriving/ferdigstilling av dokument
  • Vurdering av spørsmål vedkjem offentlegheit
  • Registrering av unntak for offentlegheita og heimel for dette

Skjema fylles ut og sendas til arkivleiar:

Elektroniske system som inneheld saksdokument, bør allereie ved implementering ha eksportfunksjoner som sikrer at bevaringsverdig materiale kan avleverast til arkivdepot på eit eige lagringsformat og med fullgod dokumentasjon.

-          Dokumentasjon på korleis uttrekk skal utførast bør følgje med ved anskaffelsen.

Om det blir anskaffa eit system som skal erstatte ein anna må det gamle systemet først vurderast om det inneheld opplysningar/dokumentasjon som skal bevarast.

Om det gamle systemet ikkje tilfredstill krava i Noark-standarden, skal det lagas eit elektronisk uttrekk av data frå det gamle systemet i SIARD-format. Det må gjerast før kommunen seier opp avtaler og lisensar knytt til det gamle systemet og etter at det gamle systemet har gått ut av produksjon.

Arkivuttrekket skal deretter overførast til Interkommunalt Arkiv Hordaland (IKAH) etter faste prosedyrer for godkjenning. Dette skal gjerast via kommunens arkivteneste.

Fagsystem kan ikkje avsluttast eller utfasast utan at:

• Uttrek er utført, levert til depot og bekrefta godkjent av arkivdepot

Eller

• Det etter kommunens bevarings- og kassasjonsplan og Riksarkivarens forskrift er fastsatt at systemet ikkje inneheld bevaringsverdig dokumentasjon