ReservasjonskontrollArkivtenesta skal ein gong i månaden utføre kontroll med saker og journalposter med status Reservert eller Konsept og som er eldre enn (fyll inn) månad og som er tomme. Framgangsmåte for slike søk er å Saker og dokument som er oppretta, men ikkje tatt i bruk, skal slettast frå journalsystemet. Før sletting skal arkivtenesta ta kontakt med saksbehandlar og å få bekrefta sletting. ForfallskontrollArkivtenesta skal utføre kontroll av at saksbehandlar held dei behandlingsfristane som er gjeldande. Restanselister/restansekontrollSentralarkivet skal fire gonger årleg ta ut rapport over saker som ikkje er ferdigbehandla/avskrivne. Dei kvartalsvise listene skal leverast til avdelingsleiar som er ansvarleg for at saksbehandlar eller andre skal avskrive saka. Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for saksbehandlar som skal slutte. Leiar skal syte for at eventuelle restansar vert avskrivne. UtlånskontrollSentralarkivet skal skrive ut utlånsliste to gonger årleg for å få oversyn over arkivmateriale som midlertidig er utanfor arkivet. Det skal setjast i verk tiltak for å få returnert utlånte arkivsaker. |