01.01.2017 vart Fjell kommune heilelektronisk i dei aller fleste arkivdelane i sak-/arkivsystemet ePhorte.Alle inngåande dokument vert skanna inn i systemet på aktuell sak. Dokumenta vert konvertert til pdf/A. Inngåande og utgåande brev vert publisert på postlista til kommunen 4 dagar etter journalføring. Kommunen har valt ein forsinking på 4 dagar, då systemet ikkje tar høgde for helg og helligdagar. Saksframlegg vert publisert kort tid etter journalføring. Rutinar for kassasjon av ferdig skanna papirdokumentKonvertering til arkivformatArkivansvarleg konfigurerer sak/arkivsystemet slik at alle saksdokumenta automatisk vert konvertert til gjeldande arkivformat. Alle journalpostar med status A ………. (beskrive rutine) Etter konvertering til arkivformat vert produksjonsformatet sletta (beskriv rutine) .... må kvar morgon kontrollere om konverteringa har vore vellykka og straks melde frå til sentralarkivet dersom det ikkje er tilfellet. Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle slettings og kassasjonsrutinar stoppast. Nødprosedyrer ved driftsstansDersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dager) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle tilfelle. Saksmapper skal då kunne lånast ut til sakshandsamar på førespurnad, og det skal førast utlånskort og ei eiga utlånsliste. Dersom Ephorte er ute av drift over ei lengre periode (meir enn 2 dagar), skal journalføringa gjerast i ein eigen papirbasert journal. Dei innkomne saksmappene med kopi av journalen skal sendast til avdelingane i sine saksmapper for fordeling. Også her skal det førast utlånslister. Både ut- og inngåande brev produsert i denne perioden skal skannast når systemet kjem i drift att. |