|
All utgåande korrespondanse vert å skrive i sak-/arkivsystemet ePhorte. Om ikkje sak er oppretta, har saksbehandlar tilgang til oppretting av ny sak. Dokument knytt til same sak vert å skrive i den same sak/mappa som er oppretta i ePhorte. Ein sak kan innehalde mange dokument. Ved opplæring i systemet vert saksbehandlar vist korleis en opprettar utgåande brev, notat, saksframlegg og e-post. Rutinar for dette ligg og på intranett sida til kommunen. Saksbehandlar ferdigstiller dokumentet, slik at dokumentet får status F. Saksbehandlar vert oppfordra til å ekspedere utgåande brev via SvarUT. Ønskjer saksbehandlar å sende dokument ut per post, må dokument med vedlegg skrivast ut og leggast i konvolutt. Post til frankering vert henta kvar dag kl. 14 i dei ulike etasjane på rådhuset. Denne posten vert så frankert og henta av Posten. Ekspedering per e-post frå ePhorte gjeld kun for offentleg post. E-post saksbehandlar sender / mottar frå si private jobb e-postadresse, skal føres i sak/arkivsystemet om det arkivverdig sakspost. Alternativt kan saksbehandlar vidaresende e-post til dokumentsenteret for journalføring. All e-post vert å behandla som anna innkomen / utsendt post/brev. Saksbehandlar er ansvarleg for avskriving av restansar på inngåande dokument. Avskriving skjer anten ved svarbrev til avsendar, eller ved å nytte avskriv journalpost etter å ha lest motteke brev. Saksbehandlar er ansvarleg for ferdigstilling av dokument dei opprett. Når dokumentet vert jobba med er status R for reservert. Det er då kun saksbehandlar og den vedk. har gitt tilgang til, som kan lese/jobbe med dokumentet. Når brevet er ferdig og klar for utsending, skal saksbehandlar ferdigstille dokumentet, slik at status vert F for ferdig. Vel saksbehandlar og ekspedere dokumentet elektronisk via SvarUT, vert status E når dokumentet er sendt. Alle nye saksbehandlarar skal ha opplæring i ePhorte av dokumentsenteret før dei får produserer dokument / tilgang til systemet. Dokumentsenteret kvalitetssikrar og journalførar alle dokument. Alt som vert journalført i ePhorte kjem på postlista til kommunen, som er offentleg for alle. Så vurder alltid om dokumentet ditt er offentleg eller ikkje! Påfør rett tilgangskode om dokumentet skal unnatakas offentlegheita. |