- Utlån av arkivsaker skal berre skje gjennom sentralarkivet, eller arkivansvarlege for spesialsarkiv plassert i avdelingar
- Utlån av saksmapper skal kun skje internt i kommunen
- Utlån av originale dokument skal berre skje når dokument ikkje er å finne i elektronisk versjon
- Utlån skal registrerast i postjournalen/journalsystemet eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet.
- Sentralarkivet skal sikre at lånar har tilgang til saksdokumenta i tilfelle desse er graderte
- Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtenesta avskrive utlånet.
- Utlånt materiale skal normalt leverast tilbake innan 4 veker. Når saksbehandlinga krev at utlånstida blir forlenga må arkivet få melding om dette.
- Utlånt materiale er lånaren sitt ansvar til utlånet er avskrive. Lånaren skal sjå til at ingen dokument blir fjerna eller lagt til i ei mappe, og at orden i mappa ikkje blir øydelagd.
|
|