Utgåande post

Postrutinar - Utgåande post

Brev, e-post og faks frå Fjell kommune skal sendast som offentlege dokument og vere basert på dei malar som til ei kvar tid gjeld for bruk av sak-/arkivsystemet. Dokumenta skal og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unnateke offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post eller fax. All post skal journalførast i elektronisk sak-/arkivsystem, fagsystem eller manuell journal.

Ny sak

Sakshandsamar kan opprette sak dersom denne startar med eit utgåande dokument, e-post eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Sakshandsamar skal

• knytte saka til rett arkivdel og føre på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode skal ein ta kontakt med sentralarkivet.
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.

Når sakshandsamar opprettar sak skal den få saksstatus R

Sakshandsamar skal melde til Arkivtenesta når eigne saker skal avsluttast jf. eiga rutine for dette. Alle dokumet i saka må vere avskrivne og ferdigstilte (status F) av sakshandsamar, arkivtenesta journalførar dokumenta (status J) og avsluttar saka. Skal nye dokument inn i ei avslutta sak er det arkivet som har tilgang til å opne saka.

Svare på journalpost / opprette utgåande brev

Sakshandsamar skal journalføre eigne utgåande brev, e-post, faks, notat, saksframlegg og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast. Sakshandsamar skal og

• føre på fullstendige og rette journalopplysningar i journal og dokument
• føre på mottakarar og kopimottakarar
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering, ta kontakt med sentralarkivet.

Inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R

Når dokumentet er ferdig til ekspedering/postlegging skal det markerast som ferdigstilt med status F

Sakshandsamar skriv sjølv ut brevet, underteiknar og legg det i konvolutt for ekspedering. Det skal takast to kopiar av utgåande dokument - eit til arkiv og eit til kopibok.

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.

Frå 01.01.2016 skal Fjell kommune kun ha kopibok for dokument som sendes ut pr post med signert underskrift.

Interne dokument og notat

Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Det skal skrivast ut ein kopi til arkivet.

Korrespondanse til/frå teneste stader som ikkje er knytt opp mot systemet, må det nyttast dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse. Sakshandsamar skriv sjølv ut dokumentet og underteiknar. Det skal takast to kopiar - ein til arkiv og ein til kopibok.