|
Kommunale arkiv som er skapt etter 01.01.1971 er opne for innsyn etter reglane i offentleglova. Desse reglane gjeld ikkje for kommunale arkiv som er skapt før 1971, men dei vil likevel vere retningsgivande for innsyn i slike arkiv. Etter forvaltningslova gjeld regelen om partsinnsyn, dvs. at ein part i ei forvaltningssak har rett til å gjere seg kjent med dokumenta i saka. Denne retten gjeld uavgrensa i tid. Innsynsretten gjeld ikkje for opplysningar som er underlagt teieplikt etter forvaltningslova. Teieplikta gjeld for "noens personlige forhold", tekniske innretningar og framgangsmetodar og drift- og forretningsforhold som kan ha konkurransemessige konsekvensar. Teieplikta gjeld som hovudregel i 60 år, med unnatak av barnevernsaker og adopsjonssaker som har teieplikt på respektive 80 og 100 år. Innsynsretten gjeld heller ikkje interne dokument (dvs. dokument som eit organ, eit underordna organ eller særskilte sakkunnige har utarbeidd som del av intern saksførebuing), opplysningar som kan få følgjer for riket sin sikkerheit og opplysningar det er utilrådeleg at ein person får kjennskap til, av omsyn til eiga helse og tilhøvet til personar som står vedkomande nær (slike opplysningar kan likevel gjerast kjent for fullmektig for den det gjeld). Eit vilkår for å få innsyn i arkiva er at brukaren identifiserer den aktuelle saka, t.d. med hjelp av arkivkatalog eller postjournal. Når det ikkje finst detaljerte register over arkivmaterialet, skal arkivleiar undersøkje om det inneheld opplysningar underlagt teieplikt før brukaren får tilgang. Det vil vanlegvis ikkje bli gitt innsyn i arkiv som er uordna. Det er to grunnar for dette: Det vil vere vanskeleg å kontrollere om dokument underlagt teieplikt blir gjort tilgjengeleg, og framfinning i slike arkiv vil som regel vere urimeleg arbeidskrevjande. Forskarar - dvs. personar med vitskapleg stilling innanfor relevant fagområde, eller ein person under rettleiing av ein med ei slik stilling - kan få tilgang til materiale underlagt teieplikt etter vedtak av vedkomande fagdepartement. Vedkomande må sjølv søkje departementet om innsyn. Førespurnad om innsyn skal som regel vere skriftleg (sjå vedlegg). Søknaden skal gjere greie for:
- kva arkiv og kva slags opplysningar ein vil ha innsyn i
- formålet med innsynet
- evt. skriftleg fullmakt når ein person søkjer om innsyn på vegner av ein annan
- evt. heimel for innsyn, når den som krev innsyn meiner å ha rettsleg krav på opplysningane
Når søknad et motteken, skal den ansvarlege for ekspedisjonen vurdere om lovbestemt teieplikt er til hinder for innsyn. Når det er tvil om det skal bli gitt innsyn eller når det er aktuelt å avslå søknaden, skal saka leggjast fram for rådmannen for endeleg avgjerd. Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må nyttast på den plassen arkivbrukaren har fått seg tilvist. Det er ikkje høve til å låne arkivmateriale ut av rådhuset eller bygningen kor arkivmaterialet fysisk er plassert. Før ein brukar får tilgang til materialet, skal vedkomande skrive under ei fråsegn om at han/ho er kjend med gjeldande reglar for bruk av arkivmateriale. Den som har hatt ansvar for ein ekspedisjon er også ansvarleg for at materialet blir sett på rett plass etter bruk. |