Instruks for elektronisk arkivering av saksdokument

Virkeområde

Retningslinjene gjeld for alle typar system der det vert skanna saksdokument eller eigenprodusert saksdokument for seinare avlevering til depot.

Heimelsgrunnlag

• Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter; forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskriften) og forskrift av 01.12.99 nr. 1566
• Elektronisk arkivering av saksdokument" (forskr. nr. 1566, kap. IX)

Retningslinjene omfattar :

• Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet
• Interne ansvarsforhold og rutinar

Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

Blanda arkivering

Arkivformat

I Fjell kommune skal elektronisk skanna saksdokument eller eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivfomat godkjent av Riksarkivaren

Arkivansvarleg skal definere rutinar med korleis konverteringa skal føregå. Det skal etablerast rutine for kontroll med konverteringa (link til rutinar)

Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast

Digitale signaturar

Ikkje tilgjengeleg enno.

Kvalitetssikring av skanna dokument

Arkivansvarleg har ansvar for å sjå til at skanning av dokumenta er utført korrekt og komplett, og med nødvendig kvalitet. Arkivtenesta utarbeidar rutinar for kvalitetssikring av journalføring.

Interne ansvarstilhøve og rutinar

Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar

Systemansvarleg

Systemansvarleg i Fjell kommune har rettar til autorisasjon av alle personar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper. Systemansvarleg har ansvar for opplæring.

Arkivleiar

Arkivleiar er arkivansvarleg i Fjell kommune. Vedkomande har såleis alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Arkivleiar skal i tråd med dette:

• ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
• følgje opp saksbehandlarane og sikre seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivpersonalet

i sentralarkivet har ansvar for alle funksjonar knytt til journalføring og arkivering i kommunen sine arkiv.

Saksfordelar / leiar

• kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling

Saksbehandlar

• tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkomande er saksansvarleg
• tilgang til å klassere eigne saker
• tilgang til å avskrive eigne saker
• tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Utvalssekretærar

• har tilgang til å registrere utval og medlemar