Oppgåvefordeling mellom arkiv, saksbehandlar og leiar

Dokumentsenteret har ansvar for å;

• motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post

• oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring

• kvalitetssikre at saksbehandlar si registrering er korrekt

• kontrollere restanselister 2 gonger i året, og sende påminning til saksbehandlar

• kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv

• låne ut dokument/mappe frå arkiv/depot

• arkivere

• journalføre eigenproduserte dokument

• frankere utgåande post

Saksbehandlar har ansvar for å;

• levere personleg adressert post, anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post til sentralarkiv for journalføring

• ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem

• kontrollere at riktig offentlegheitsvurdering er gjort

• sjå til at all dokumentproduksjon skjer i eit fagsystem (ePhorte, Acos Barnevern, CosDoc, PPT, infodoc, socio o.l.)

• avskrive inngåande og interne dokument som er handsama

• levere fysiske kopiar til arkivet av alle eigenproduserte dokument

• leggje utgåande brev i konvolutt og levere til frankering

• avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama

Leiar har ansvar for å;

• gjennomgå og fordele post til rett saksbehandlar

• gjennomføre offentlegheitsvurdering

• sjå til at restanselister vert følgd opp

• bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken