|
RETNINGSLINJER FOR ARKIVERING AV PERSONALDOKUMENTASJON 1. DEFINISJONAR
Med dokument meiner ein ei avgrensa informasjonsmengde lagra på papir, digitalt som bilde lyd eller film for lesing, framvising eller lytting.
Med personaldokumentasjon meiner ein alle dokument som vedrører verksemda sitt forhold som arbeidsgjevar til dei ansatte som gruppe eller som enkeltpersonar.
Med personalmapper meiner ein fysiske mapper i personalarkivet ordna på objekt (den enkelte ansatte).
Med personalarkiv meiner ein ei samling dokument vedrørande den enkelte ansatte sitt arbeidsforhold til verksemda.
Med saksarkiv meiner ein dokumenter som er ordna etter verksemda sin emnebaserte arkivnøkkel. 2. ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON
Tilhøve saksarkiv - personalarkiv
Personaldokumentasjon finn ein både i saksarkivet og i personalarkivet. Saker av generell art, eller som angår grupper av ansatte skal oppbevarast i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatte vert oppbevart i personalarkivet. Unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevaras i begge arkiver (dobbelarkiverast). Dette gjeld for saker som dannar presedens for liknande saker og disiplinærsaker.
Tilhøve personalarkiv - personalmappe
(Merk at personalarkivet er meir enn personalmapper.) Personalarkivet består av dokumentasjon av ulik betyding for den enkelte og verksemda. All dokumentasjon av betyding for den enkelte sitt arbeidsforhold skal som hovudregel oppbevarast i personalmappa. Dokument med meir tidsbegrensa informasjon (personalinformasjon) kan oppbevarast i eigne ringpermar i personalarkivet, eller hjå den eininga som har ansvaret for dei ulike saksområda. Dette gjelder særlig informasjon angåande utbetalingar av lønn og godtgjøringar samt oppfølging av sjukemeldte.
Tilhøve personalregister- personaldokumentasjon
Alle offentlege verksemder pliktar å ha et personalregister med ajourførte opplysningar om alle ansatte, enten i form av personalkort eller som edb-register. Ved endringar i personalsituasjonen skal det tas utskrift av edb-registrene. Både elektroniske og manuelt førte register er unntatt frå konsesjon og meldeplikt, forutsatt at dei ikkje inneheld opplysningar nemnde i forskrifta til personopplysningslova §7-16. Det er bevaringspåbud for personalregister/personalkort. 3. ORDNING AV PERSONALDOKUMENTASJON Ansettelsessaker
Innhald
Ansettelsessaker vert arkivert i saksarkivet eller i eige oppretta stillingsarkiv. Dokumenta vert klasserte etter kode 047 Ledige stillingar/tilsetjing i arkivnøkkelen. Ansettelsessaker skal innehalde fylgjande dokumenter:
• Eventuell forberedande korrespondanse/vedtak jf. hovudavtalen
• Vurdering av stillingen
• Eventuell korrespondanse med konsulentfirma
• Stillingsannonse
• Kopi av bekreftelse for motteke søknad
• Enkel (offentlig) søkjerliste
• Utvida søkjerliste
• Eventuell. kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstansar
• Eventuellt notat om innkalling til intervju
• Eventuell. notat frå intervju /referansar/konsulentvurderingar
• Innstilling
• Eventuell brev til uttaleinstanser og korrespondanse ang. innstilling
• Eventuell ansettelsesvedtak
• Kopi av brev om tilbod om stilling (ansettelsesbrev)
• Eventuell avslag frå søker
• Kopi av ansettelsesbrev
Journalføring
Kvar ansettelsessak vert definert som ei eige arkivsak i journalen. I tilfelle ein person søkjer på to (eller fleire) stillingar, skal søknaden registrerast som eige dokument i begge ansettelsessakene. Søknader på ein stilling kan unntakas frå offentligheit inntil søknadsfristen har gått ut. Opplysningar om ein søker kan likevel untakast frå offentligheit om søkaren sjølv ber om dette (jfr Offentlighetslova § 6 pkt. 4).
Overføring til personalmappe
Når det er kome positivt svar på stillingstilbud overføres søknad med vedlegg, ansettelsesvedtak og underskrevet ansettelsesbrev til personalmappe.
Bevaring/kassasjon
Søknader til personar som ikkje blir ansett:
• Søknader til leiande stillingar bevarast
• Øvrige søknader med CV returnerast eller makulerast etter 5 år. Søkerlister og stillingsvurderinger bevarast. Personalmapper
Innhald
Personalmapper over tilsette i Sund kommune vert oppbevarte i arkivet ved personalkontoret og utgjer ein eigen arkivserie åtskilt frå saksarkiv. Dokumenta ordnast som ein mappe på kvar enkelt ansett. Mappene ordnast alfabetisk. Personalmappa dokumenterer den ansatte arbeidsforhold og skal innehalde følgjande dokumenter:
• Søknad med vedlegg (overført frå ansettelsessak)
• Kopi av ansettelsesbrev med svar (overført frå ansettelsessak)
• Evt. annen dokumentasjon som krevst for stillingen
• Taushetserklæring, vedtak om sikkerheitsklarering
• Innmelding/korrespondanse med trygdekontoret
• Pensjonsforhold
• Dokumenter vedrørande ansiennitets- og lønnsplassering, -lønnsopprykk
• (Forhandling og lønnsprotokollar er ein egen arkivserie, skal ikkje arkiverast i personalmappe)
• Dokumentasjon av permisjonar med ansiennitetstap - søknad og vedtak
• Dokumenter vedrørande evt. særavtalar, godtgjøringar, stipend
• Dokumentasjon av kompetansegivande kurs og opplæring
• Evt. dokumentasjon ang. langtidssjukemelde (oppfølgingsskjema, handlingsplan,...)
• Evt. AKAN-tiltak (i lukka konvolutt)
• Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
• Evt. disiplinærtiltak (i lukka konvolutt)
• Dokumenter vedrørande evt. tildelte hedersteikn
• Ymse korrespondanse til og frå den ansatt som berører arbeidsforholdet
• Oppseijingsbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse
• Sluttattest Avgjersle som gjelder ansettelser, oppseiing, suspensjon, avskjed, permisjon eller forflytting regnast som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegga offentlig tenestemann ordensstraff eller tilstå ham pensjon (Forvaltningslovens § 2 -2). Permisjonssøknader regnast ikkje som enkeltvedtak. Rutine for behandling av dokumentasjon vedrørende langtid sjukemelde 1. Dokumenta (oppfølgingsskjema, handlingsplan, andre viktig korrespondanse,..) skal registrerast i personalmappe. Mens oppfølging pågår er avdelingsleiar ansvarlig. Dokumenter for oppfølging samlast i ein perm på kontoret. Dette betyr i låsbart skap, og at dokumenta blir avskrive (i likskap med alle arkivverdige dokumenter - sjå rutinar for behandling av dokumentasjon i arkivplan). 2.Når det gjelder sjølve registreringa anbefaler vi at som arkivkode brukast både objektkode og emnekode ? for å gjere det mulig i ettertid å søkje og å ha oversikt. 3.Og, når ansatte ikkje lenger er sjukemelde, blir dokumenta arkivert i personalmappa til vedkommande. Dette skal gjeres regelmessig for å ha oppdaterte personalmapper." Rutine for behandling av skademeldingar Skademeldingsskjema som dannar grunnlag for HMS-statistikk kan oppbevarast i egne omslag pr. år i saksmapper. Slike omslag vil skilje dette statistikk grunnlaget frå Øvrige dokumenter i saken (f.eks. sjølve statistikken og annen korrespondanse). Slike saker kan f.eks. få koden: ?
a.. ?- Arbeidsmiljø, HOS
b.. ? - Statistikk, prognose, analyse
For disse emna (kodene) gjelder følgjande bestemmelsar for bevaring eller kassasjon i dag:
a.. ? - Bevarast
b.. ? - Bevarast. Grunnlagsmateriale (i dette tilfellet skademeldingsskjema) kan kasserast etter 10 år viss det er utarbeidet statistikk som gir utfyllende dekning av de innsamla data. (Denne bestemmelsen harmonerer med koden 08 i Riksarkivarens retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv.) Sjølve statistikken skal bevarast saman med øvrige dokumenter i saken. Over en periode på 10 år er det altså mulig å plukke ut evt. skademeldingsskjema som kan overføres til en personalmappe for å danne grunnlagsdokumentasjon f.eks. for ryggplager til en ansatt. Journalføring Når det oppstår en sak knytt til en ansatt, opprettes ny sak med korrekt arkivkode. Arkivering skal som hovudregel skje i personalmappa. Bevaring/kassasjon Alle personalmapper skal bevarast. Personalmapper for ansatte på rådmann/etatssjefsnivå og personalmapper for personar født 1. , 11. og 21 i kvar månad skal bevarast. I følgje Riksarkivarens retningslinjer kan øvrige personalmapper kasserast 50 år etter arbeidsforholdets inngåing forutsatt at data om stillingsinnehaver, tenestetid og andre opplysningar av betyding for å dokumentere den ansatte arbeidsliv i kommunal teneste er overført til personalregister/kartotek som skal bevarast. Slik utvalgskassasjon frarådes. Alle mapper skal bevarast til nye retningslinjer er på plass Utlån Personalmapper skal kun lånast ut til personalsjef, etatssjef og personar som har personalansvar. Bortsetting Mapper på slutta personale skiljast ut og settes bort til bortsettingsarkivet når det foretas ordinær periodisering. Bortsetting skal forgå i ordna stand etter retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon. Ved bortsetting skal sikkerheit og personvern være ivaretatt etter gjeldande bestemmelsar. Bare beordra personell skal ha tilgang. Overføring av opplysningar Personalarkivet er knytt til den enkelte etat/verksemd og personalmapper skal ikkje overføres til annen etat/verksemd. Ved ansettelser i ny verksemd skal ny mappe opprettes (dette gjelder også ved overføring av stillingar pga. endringar i organisasjonen eller ved avvikling av verksemder). Eventuell utveksling av informasjon skal skje i form av kopier. Begrunnelsen for dette i NN kommune har en desentralisert personalarkivorganisering og arkivet skal speile organisasjonskart.
Dokumenter av tidsbegrensa interesse
Personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsbegrensa interesse og som ikkje er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal oppbevarast utanfor personalmappen. Den oppbevarast særskilt i permar, eller i egne omslag på angitt emne i saksarkiv.
• Permisjonar utan ansiennitetstap
• Ferier
• Tenestereiser, reiseforskudd
• Gjenparter av rutinemessige meldingar til pensjonskasse, trygdekontor
• Egenmeldinger og sykemeldingersjukemeldingar
• Skattekort
• Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgåver
• Underbilag til lønn: Timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fråværslister
• Lønnstrekk til fagforeining
• Bilgodtgjøring, telefongodtgjøring
• Medlemslister til pensjonskassen
• Medarbeidersamtale (oppbevares i perm på kontor til avdelingsleiar i låst skap)
Denne typen dokumentasjon skal ikkje registrerast i journalen, men stemplast ved mottak.
Denne type materiale kan kasserast etter 5 - 10 år i følgje regnskapsforskriftene og kommunalforvaltningens kassasjonsbestemmelser. 4. OPPBEVARING AV PERSONALARKIV Sikkerheit Personalopplysningar skal oppbevares på en betryggende måte, jfr. forvaltningsloven § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap åtskilt frå saksarkivet. Dette gjelder også eldre bortsette personalmapper. Postbehandling og betjening av personalarkiver bør reserverast til personell som arbeider utelukkende med personalsaker, eller til arkivpersonale som arbeider på den etat som personalarkivet er underlagt. (Forvaltningslovens § 13 b-3). Dokumenta skal også oppbevares nedlåst når de oppbevares hos saksbehandlar. Disiplinærsaker krevjar spesiell aktsemd. Normalt arkiverast de bare i personalmappen (i lukka konvolutt eller særskilt omslag). Dersom det ut i frå saksbehandlinga krevst at saken også leggast i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for bevisforspillelse i en disiplinærsak, skal slike opplysningar oppbevares i særskilt fortrolig arkiv så lenge de er aktuelle. Deretter overføres de til personalarkivet. Innsyn Ansatte kan krevje å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er unntatt), men de kan ikkje krevje den utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt frå denne. (Jfr. personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven § 18). Alle har rett til å vite kva slags type opplysningar som er tatt inn i personregisteret, i følgje personopplysningsloven §18- 3. Politikarar har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knytta til en konkret sak som er til behandling, men de kan ikkje krevje å få utlevert hele personalmapper. Hjemmelhenvisning ved unntatt offentligheit: I tilfelle krav om innsyn frå offentligheit henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørande bestemmelse. Eks. på paragrafer:
• § 5 interne dokumenter
• § 5 a opplysningar som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhald av lov
• § 6-2a forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)
• § 6-4 dokument som gjelder ansettelser eller forfremmelse |