Inngåande post - skular

Postmottak og sortering

Henting av post

Posten vert henta av sekretær/rektor kvar dag i postkassen.

Sortering av post

Post adressert til skulen vert sortert, journaltført og flevert til rette vedkomande eller arkivet. .

Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten vert sendt direkte til rette vedkomande som sjølv er ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast.

Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for sakshandsaming og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost og det er den som vert gjenstand for stempling og journalføring.

Telefaks og elektronisk post skal handsamast som vanleg post. Kjem telefaks direkte til sakshandsamar skal den straks leverast arkivtenesta for registrering. Personleg adressert e-post skal takast ut og leggjast i hylla for registrering hos arkivtenesta.

Personleg adressert post, dvs. når personnamn er nemnt før namnet til den kommunale eininga, skal leverast uopna til rette vedkomande dersom ikkje arkivtenesta har fått fullmakt til å opne posten. Medarbeidarar som mottar personleg adressert post som syner seg å vere til administrasjonen, skal straks levere denne til arkivtenesta for registrering.

Bilag og fakturaer, rekningar med følgebrev skal ikkje journalførast, den skal stemplast og oversendast direkte til ansvarleg avdeling for attestering.

Stempling

Saksdokumenta blir stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, J.Post ID, Dok.nr., gradering og arkivnr.

Journalføring

Brevpost

Når posten er stempla, skal den leverast arkivtenesta for tilrettelegging. Dokumenta vert her påført Arkivsaks ID, graderingskode, arkivnr. og saksbehandlar. Dersom journalpostane er det første i ei sak skal arkivtenesta opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Arkivtenesta fordeler saka til avdeling og saksfordelar. Arkivtenesta set gradering på saka og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma.

Samtidig med journalføring skal dokumenta påførast J. Post ID og Dok. nr.

E-post

Når sakshandsamar mottar e-post direkte til si adresse pliktar denne å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-post er arkivverdig er vedkommande sakshandsamar ansvarleg for å levere denne elektronisk til arkivtenesta for journalføring.

Arkivtenesta kan lagre e-post direkte inn på ein journalpost i sakssystemet (Web-sak).

Mottak av post

Sakshandsamar skal kontrollere

• at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
• at saka har rett klassering
• offentlegvurderinga og eventuell skjerming av sak og journalpost.

Sakshandsamar gjev tilbakemelding til arkivtenesta om endringar i journalen.