|
Arkivtenesta skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei samme dokumenta finst i det fysiske arkivet. Arkivtenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar. Til arkivering og postliste Arkivtenesta skal dagleg kontrollere den innkomande og den utgåande postlista før publisering. Arkivtenesta skal ved utsending av dokument sjå til
- at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
- at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
- at saka er knytt til rett arkivdel
- at journalposten er knytt til rett sak
- at rett arkivkode er sett på saka
For utgåande brevpost skal Arkivtenesta kontrollere journalopplysningane og endre J. status frå F (ferdig) til J (journalført). Dettte er kommunen sin dokumentasjon på at brevet er sendt. Kontroll med reserverte saker Arkivtenesta skal med jamne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Arkivtenesta skal sjå til
- at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
- at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
- at saka er knytt til rett arkivdel
- at rett arkivkode er sett på saka
Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte saker Kontroll med reserverte journalpostar (konsept) Arkivtenesta skal med jamne mellomrom utføre søk på journalpostar eldre enn ein månad med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte dokument. |