|
Brev, e-post og faks frå skulen skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post. All post skal journalførast i elektronisk arkiv eller fagsystem. Ny sak
Sakshandsamar skal opprette sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast.
Sakshandsamar skal
- knytte saka til rett arkivdel og føre på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode skal ein ta kontakt med Arkivtenesta.
- utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.
Når sakshandsamar opprettar sak skal den få sakssttus R. Svare på journalpost / opprette utgåande brev
Sakshandsamar skal journalføre eigne utgåande brev, faks, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.
Sakshandsamar skal også
- føre på mottakarar og kopimottakarar
- føre på dokumenttype
- utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar
Inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R. Når dokumentet er ferdig til ekspedering/postlegging skal det markerast som ferdigstilt med status F. Rektor eller sekretær skriv, underteiknar og sender ut alle dokument sjølv. . Det skal takast to kopiar av utgåande brev - eit til arkiv og eit til kopibok. Arkivtenesta endrar dokumentstatus til J for journalført når dokumentet vert postlagt. Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte. Når ei sak er ferdig handsama, skal saksdokumenta og eventuelle vedlegg, saksmapper, leverast til arkivtenesta for arkivering. Då skal mappa vera reinska for konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat og liknande. Det er sakshandsamar sitt ansvar å gje arkivtenesta beskjed når ei sak er avslutta. Konfidensielle opplysningar skal aldri sendast med fax eller e-post utan godkjende sikringsrutinar. Utgåande e-post Sakshandsamar skriv og adresserer utgåande e-post. Dersom e-posten skal knytast til ei sak, må arkivtenesta få kopi av denne. Interne dokument og notat Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Det skal skrivast ut ein kopi til arkivet. |