Retningsliner personalarkiv frå 29.08.14 - 31.12.15

RETNINGSLINER PERSONALARKIV

1.      BEGREPSAVKLARINGAR 

Arkiv: Dokument som vert til som lekk i ei verksemd (Arkivlova §2b). 

Dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare,

lesing, lyding, framsyning eller overføring (Arkivlova §2a). 

Personaldokumentasjon: Alle dokument som vedkjem forvalting av eigne tilsette som ei gruppe eller som enkeltpersonar som har rettsleg og eller historisk verdi. 

Personalarkiv: Samling av dokument vedkomande den enkelte tilsette ordna etter objekt (den enkelte tilsette). 

Personalmapper (PM): Fysiske mapper i personalarkivet ordna på objekt (den enkelte tilsette). 

Saksarkiv: Dokument ordna etter verksemda sin emnebaserte arkivnøkkel. 

2.      ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON

Tilhøve saksarkiv – personalarkiv

Personaldokumentasjon finn ein både i saksarkivet og i personalarkivet. Saker av generell art, eller som vedkjem grupper av tilsette, skal oppbevarast i saksarkivet. Saker som gjeld den enkelte tilsette vert oppbevart i personalarkivet. Unntaksvis kan same dokumentasjon oppbevarast i begge arkiv (dobbeltarkiverast). Dette gjeld saker som dannar presedens for liknande saker og disiplinærsaker.
 

Tilhøve personalarkiv – personalmappe

Personalarkivet består av dokumentasjon av ulik verdi for den einskilde og verksemda. All dokumentasjon av verdi for den einskilde sitt arbeidstilhøve skal som hovudregel oppbevarast i personalmappa. 

Merk: personalarkivet er meir enn personalmapper. 

Personaldokumentasjon med tidsavgrensa verdi

Personalinformasjon om den einskilde med tidsavgrensa interesse og som ikkje er naudsynt for å dokumentere den einskilde sitt arbeidstilhøve og som ikkje gjev tap av tenesteansiennitet, skal berre oppbevarast på papir. Slik informasjon skal setjast i perm og oppbevarast i låsbart skap/innelåst.

Slik informasjon skal ikkje registrerast i journalen, men stamplast ved mottak. Kassasjon etter rekneskapsforskrifta og Riksarkivarens retningsliner.

3.      ORDNING AV PERSONALDOKUMENTASJON

Tilsetjingssaker  

Innhald:

Tilsetjingssaker vert arkivert i saksarkivet. Dokumenta vert klassert etter kode 047 Ledige stillingar/tilsetjing i arkivnøkkelen. Tilsetjingssaker skal innehalda fylgjande dokument: 

• Eventuell forberedande korrespondanse/vedtak jf. Hovudavtala
• Vurdering av stillinga
• Eventuell korrespondanse med konsulentfirma
• Stillingsannonse
• (Kopi av stadfesting for mottatt søknad)
• Enkel (offentleg) søkjarliste
• Utvida søkjarliste
• Eventuell kopi av oversendingsbrev til uttaleinstansar
• Innkalling til intervju
• Eventuelle notat frå intervju/referansar/konsulentvurderingar
• Innstilling
• Eventuelt brev til uttaleinstansar og korrespondanse ang. Innstilling
• Eventuelt tilsetjingsvedtak 

Journalføring:

Kvart tilsetjingssak vert definert som eiga arkivsak i journalen. 

I dei tilfelle ein person søkjer fleire stillingar med same søknad skal søknaden registrerast som eige dokument i begge/alle tilsetjingssakene. 

Søknadar på ein stilling kan unntakast frå offentlegheit inntil søknadsfristen har gått ut (Offl. §25 1. ledd). Opplysningar om ein søkjar kan likevel unntakast frå offentlegheit om søkjar sjølv ber om dette (Offl. §25 2. ledd).

Overføring til personalmappe:

Når nokon har teke imot stilling skal søknad med vedlegg, tilbod om stilling og signert tilsetjingsbrev overførast til personalmappa.

Bevaring/kassasjon:

Søknadar m/vedlegg til personar som ikkje får tilbod om stilling vert returnert i lag med brev om at det er tilsett i utlyste stilling eller evt. makulert.

 Søknadar til leiande stillingar skal bevarast.

Personalmapper (PM) 

Innhald:

Personalmapper over tilsette i Sund kommune vert oppbevarte i personalarkivet ved personalkontoret og utgjer ein eigenarkivserie åtskilt frå saksarkivet. Dokumenta vert ordna i ei mappe på kvar einskild tilsett og mappene vert ordna alfabetisk. Personalmappa dokumenterer den tilsette sitt arbeidstilhøve og skal innehalde følgjande dokument: 

• Søknad om stilling med vedlegg, tilsetjingsbrev, arbeidsavtale
• Klage på tilsetjing
• Kompetanseutvikling med verdi for den tilsette sitt løns- og tilsetjingstilhøve
• Teieplikt
• Løn, godtgjering og permisjonar med verdi i samband med pensjon
• Dokumentasjon vedk. særavtalar, godtgjering og stipend
• Oppfølgjing i samband med sjukmelding dersom saka har verdi for den tilsette sitt langvarige tilsetjingstilhøve og pensjon
• Dokumentasjon på og oppfølgjing av yrkesskader
• Omplassering, beordring, fortrinnsrett
• Disiplinærtiltak (i lukka konvolutt)
• AKAN-tiltak (i lukka konvolutt)
• Korrespondanse til/frå den tilsette som vedkjem tilsetjingstilhøvet
• Oppseiing av stilling/avslutning av arbeidstilhøve
• Sluttattest 

Avgjersler som gjeld tilsetjing, oppseiing, suspensjon, avskjed, permisjon eller forflytting vert rekna som enkeltvedtak. Det same gjeld vedtak om å ileggja offentleg tenestemann ordensstraff (Forvaltn.lova §2 2. ledd). Permisjonssøknadar vert ikkje rekna som enkeltvedtak.

Langtidssjukemelde

Opprett sak i websak, sakstype PM, arkivkode 046, med tittel sjukefråværsoppfølgjing og namn på tilsett i tittellinje 2. 

Alle dokument skal oppbevarast i personalmappe, arkivdel PA. Originaldokumentasjon som vert sendt direkte til eining samt handlingsplanar mm. som vert skrivne ute på einingane skal registrerast i websak i mappa for sjukefråværsoppfølgjing.

Skademeldingar

Skademeldingsskjema skal førast i enkeltsak pr. tilsett.

Journalføring:

Når det oppstår ei sak knytt til tilsett vert det oppretta ny sak i sakarkivsystemet, sakstype PM, arkivdel PA, med korrekt arkivkode for kva saka gjeld. Arkiverast i personalmappa.

Bevaring/kassasjon:

Alle personalmapper skal bevarast.

Utlån

Ein må ha eit tenesteleg for å få sjå i ei personalmappe, ingen kan be om å få sjå ei personalmappe utan slik grunn. Ein tilsett kan få sjå si eiga mappe, men interne notat kan haldast unna. Ei personalmappe skal aldri leverast ut!

Bortsetjing

Mapper på tilsette som har slutta skal skiljast ut og setjast bort til bortsetjingsarkivet når det vert føreteke ordinær periodisering. Bortsetjing skal føregå i ordna stand etter retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon. Ved bortsetjing skal sikkerheit og personvern vera ivareteke etter gjeldande reglar.

Dokumenter av tidsavgrensa interesse

Personalinformasjon som gjeld den enkelte, men som har tidsavgrensa interesse (sjå pkt 2 Organisering av personaldokumentasjon) og som ikkje er naudsynt for å dokumentera den enkelte sitt arbeidstilhøve skal oppbevarast utafor personalmappa td. i permar/eigne omslag. 

Denne typen dokumentasjon skal ikkje registrerast i journalen. Denne typen material kan kasserast etter 5-10 år i følgje rekneskapsforskriftene og kommunalforvaltninga sine kassasjonsreglar.

1. 4.      OPPBEVARING AV PERSONALARKIV

Sikkerheit

Sikkerheit for personopplysningar vert regulert av Personopplysningslova §§ 13 og 14 om informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskrifta kap. 2 inneheld føresegn om informasjonssikkerheit. Føresegnene gjeld for behandling av personopplysningar som heilt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidlar. 

Ved behandling av sensitive personopplysningar er det strengare krav til behandlinga enn om dei behandlar andre personopplysningar. Sensitive personopplysningar er definert i Personopplysningslova §2 som:

a)      Rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning

b)      At ein person har vert mistenkt, sikta, tiltalt eller dømt for ei straffbar handling

c)      Helseforhold

d)     Seksuelle forhold

e)      Medlemskap i fagforeiningar 

Personalopplysningar skal oppbevarast på ein trygg måte (jfr. Forvaltningslova §13c). Personalmappene skal oppbevarast i særskilt låsbart arkivskap åtskilt frå saksarkivet. Dette gjeld og frå eldre, bortsette personalmapper. 

Postbehandling og betening av personalarkivet bør reserverast til personell som berre arbeidar med personalsaker, eller til arkivpersonale som arbeider i den eining personalarkivet er underlagt (jfr. Forvaltningslova §13b-3). Dokumenta skal også oppbevarast når dei vert oppbevart hos sakshandsamar.

Sikkerheitsrutinar:

• Personopplysningar og saksdokument skal ikkje produserast eller lagrast på private datamaskiner eller flyttbare medier.
• Alle dokument skal registrerast og produserast i sak/arkivsystemet – WebSak.
• Opplysningar som er unnateke offentlegheit skal ikkje sendast på e-post.
• Maskiner med tilgang til sak/arkivsystemet skal aldri forlatast utan at maskina vert låst
• Ved bruk av heimekontor skal dei tekniske sikkerheitsløysingane vera tilfredsstillande
• Ved bruk av heimekontor må saksbehandlar vera bevisst på faren for uautorisert tilgang til opplysningar i systemet
• Ved utskrift skal ein vera bevisst ved val av skrivar og utskriftene skal hentast straks

Innsyn

Krav om innsyn i ei personalsak skal handsamast etter reglar for partsinnsyn i forvaltningslova sine §§ 18-20, og etter innsynsføresegnene i personopplysningslova §18. Tilsett har som hovudregel rett til innsyn i eigne saker. 

Innsynskrav skal handsamast av sentralarkivet saman med overordna til den som ber om innsyn. 

Innsyn i personalmapper skal dokumenterast skriftleg, og skal registrerast som eiga arkivsak i WebSak (sak7arkivsystemet). Den som ber om innsyn gjer beskjed om kva saker ein ynskjer innsyn i.

• Den tilsette sjølv kan krevja å få innsyn i eiga personalmappe (interne dokument unnateke), men kan ikkje krevje mappa utlevert.
• Den tilsette sjølv har rett å få opplyst kva opplysningar som er lagra om seg i ulike personregister (jfr. Personopplysningslova §18).
• Det same gjeld part som representerer den tilsette og har fullmakt frå han/ho (jfr. Personopplysningslova §18 og Forvaltningslova §18).
• Dokument i personalsaker med arkivnummer 046 vert ikkje publisert i fulltekst på heimesida.

Av personalet er det berre dei som arbeider med verksemda sine personalsaker og dei som har eit sakleg behov i sitt arbeid som skal ha innsyn i personalmappene.

Politikarar

Politikarar har rett til å gjere seg kjent med dokument knytt til ei konkret sak som er til behandling forutsett sakleg behov, men dei har ikkje rett til å få utlevert mappa.

Presse

Pressa har ingen rett til utlevering eller innsyn i personalmapper.