|
Sakshandsamar skal sjølv registrera eigenproduserte dokument i WebSak. Dette gjeld alle dokument med dokumenttype U (utgående dokument), N (internt notat/brev med restanse), X (internt notat utan restanse) og S (sakspapir til politisk utval eller delegert vedtak) Fylgjande felt skal fyllast ut på journalpostnivå:
- Dokumenttittel
- Mottakar (unntak: S-dokument)
- S-dokument vert knytt til utval
- Eventuell gradering
- Eventuell tilgang
Så lenge dokumentet er under handsaming har det dokumentstatus R (reservert). Når dokumentet er ferdig frå sakshandsamar/leiar skal sakshandsamar sette dokumentstatus til F (ferdig). Dokumentet kan no ekspederast. Sakshandsamar leverer originaldokument til arkivtenesta for ekspedering. Dersom sakshandsamar sjølv ekspederer brevet/notatet til mottakar og kopimottakarar skal arkivet ha 2 eksemplar av brevet.
- 1 eksemplar til kopibok
- 1 eksemplar til arkivet med tilhøyrande vedlegg som vert sendt ut.
Sakshandsamar legg inn ekspedert dato på U (utgående dokument) og N (internt notat/brev med restanse), lagrar og endrar status til E (ekspedert).Det Utgåande brevet/breva vert lagt til arkivtenesta for ekspedering/frankering. X (internt notat utan restanse) og S (sakspapir til politisk utval eller delegert vedtak) skal stå i status F (ferdig). Registreringa vert sendt automatisk til arkivtenesta, som kvalitetssikrar registreringa og set dokumentstatus til J (journalført) NB! All korrespondanse innad i kommunen skal føregå via notat, dvs. dokumenttype N eller X. |