Utgåande post - utgått 14.03.14

Brev, e-post og faks frå Sund kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post. All post skal journalførast i elektronisk arkiv eller fagsystem.

Ny sak

Sakshandsamar skal opprette sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast.
Sakshandsamar skal

• knytte saka til rett arkivdel og føre på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode skal ein ta kontakt med Arkivtenesta.
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.

Når sakshandsamar opprettar sak skal den få sakssttus R.

Sakshandsamar skal melde til Arkivtenesta når eigne saker skal avsluttast. Før avslutning må alle journalpostane vere avskrivne. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte Arkivtenesta.

Svare på journalpost / opprette utgåande brev

Sakshandsamar skal journalføre eigne utgåande brev, faks, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.
Sakshandsamar skal også

• føre på mottakarar og kopimottakarar
• føre på dokumenttype
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar

Inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R.

Når dokumentet er ferdig til ekspedering/postlegging skal det markerast som ferdigstilt med status F.

Sakshandsamar skriv sjølv ut brevet, underteiknar og sender det til servicekontoret for postlegging. Det skal takast to kopiar av utgåande brev - eit til arkiv og eit til kopibok. Arkivtenesta endrar dokumentstatus til J for journalført når dokumentet vert postlagt.

Personalposten skal personalkontoret senda ut sjølv. Arkivtenesta må få kopi av utgåande dokument til kopibok og av dei dokumenta som skal arkiverast i fellesarkivet.

Dokument som ikkje er registrert/skrivne i sakssystemet/fagsystema vert sendt i retur, desse vert ikkje rekna som offentleg post. All utgåande post skal gjennom arkivtenesta/servicekontoret for sending. Utgåande post må vere servicekontoret i hende kl. 13.30 kvar ettermiddag.

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte. Når ei sak er ferdig handsama, skal saksdokumenta og eventuelle vedlegg, saksmapper, leverast til arkivtenesta for arkivering. Då skal mappa vera reinska for konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat og liknande. Det er sakshandsamar sitt ansvar å gje arkivtenesta beskjed når ei sak er avslutta.

Konfidensielle opplysningar skal aldri sendast med fax eller e-post utan godkjende sikringsrutinar.

Utgåande e-post

Sakshandsamar skriv og adresserer utgåande e-post. Dersom e-posten skal knytast til ei sak, må arkivtenesta få kopi av denne.

Interne dokument og notat

Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Det skal skrivast ut ein kopi til arkivet.

Fagsystem

Sakshandsamar fører utgåande post i fagsystem.

Originaldokument som vert journalført i fagsystem skal leverast til arkivtenesta med ein kopi til kopiboka og ein til arkivet.

Når ei sak er ferdig handsama skal dokumenta sendast til arkivet for arkivlegging. Arkivtenesta skal kontrollere at alle saksdokument som høyrer til saka er med. Før arkivlegging skal sakshandsamar reinske mappa, dvs. at binders, kladdar, notat og liknande vert fjerna.