Postmottak og sorteringHenting av post Posten vert henta av servicekontoret kvar morgon frå postboksen på Sund Senter. Sortering av post Post adressert til Sund kommune, kommunehuset, vert sortert, journaltført, scanna og fordelt på servicekontoret. Post til skulane og barnehagane vert addressert til desse direkte og jorunalført på tenestestaden. Post til Sundheimen vert adressert direkte. Dokument som skal førast i fellessystemet (web-sak) vert levert til servicekontoret og ført av arkivtenesta. Klientposten vert ført i Cos-doc på Sundheimen. Posten vert grovsortert i to bunkar, ein for offentleg post og ein for post til hjelpetenesta, omsorgstenesta og helsetenesta. Den sistnemnde bunken vert vidare sortert for seg. Post til økonomikontoret vert levert der uopna. Dei er ansvarleg for å levera dokument som skal journalførast attende til arkivtenesta. Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten vert sendt direkte til kvar avdeling. Avdelinga er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast. Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for sakshandsaming og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost og det er den som vert gjenstand for stempling og journalføring. Telefaks og elektronisk post skal handsamast som vanleg post. Kjem telefaks direkte til sakshandsamar skal den straks leverast arkivtenesta for registrering. Personleg adressert e-post som syner seg å vere til administrasjonen skal straks vidaresendast til kommunen si offisielle e-postadresse (postmottak) for registrering hos arkivtenesta Personleg adressert post, dvs. når personnamn er nemnt før namnet til den kommunale eininga, skal leverast uopna til rette vedkomande dersom ikkje arkivtenesta har fått fullmakt til å opne posten. Medarbeidarar som mottar personleg adressert post som syner seg å vere til administrasjonen, skal straks levere denne til arkivtenesta for registrering. Bilag og fakturaer, rekningar med følgebrev skal ikkje journalførast, den skal stemplast og oversendast direkte til ansvarleg avdeling for attestering. Post til overformynderiet og hovudverneombod vert lagt i hyller på servicekontoret. Brev til politikarar skal omadresserast til vedkommande (evt politisk sekreteriat). StemplingSaksdokumenta blir stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, J.Post ID, Dok.nr., Gradering, arkivnr. og saksbehandler. Journalføring og scanningBrevpostNår posten er stempla, skal den leverast arkivtenesta for tilrettelegging. Dokumenta vert her påført Arkivsaks ID, graderingskode, arkivnr. og saksbehandlar. Dersom journalpostane er det første i ei sak skal arkivtenesta opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Arkivtenesta fordeler saka til avdeling og saksfordelar. Arkivtenesta set gradering på saka og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma. Alle tilrettelagde dokument som skal førast i Web-sak skal scannast. Hovuddokumentet skal scannast åleine, dersom det er vedlegg vert desse scanna for seg knytt til hovuddokumentet. NB! Personnr., bankkontonr. og passord skal dekkast over før scanning (må ikkje publiserast). Ein del dokument kan innehalde opplysningar som ikkje bør publiserast, desse vert registrert med IP i samband med dokumenttype. Dette er dokument som er offentlege, men som av ymse årsaker bør skjermast - t.d. søknad om skulefri. Diverse post (t.d. innkallingar og referat) og større vedlegg som er registrert men ikkje scanna får påført stempel: "ikkje scanna" og "retur til arkiv". Det er sakshandsamar sitt ansvar å returnere desse dokumenta til arkivtenesta når saka er ferdighandsama. Ved søknadar på stillingar skal berre søknad og CV journalførast, original skal leverast personalkontoret. Alle dokument som skal arkiverast i personalmappene skal førast på arkivdel PA og originalar skal leverast personalkontoret. Post til areal (byggjesaker, delingssaker, plansaker m.m.) skal journalførast, søknad med vedlegg skal scannast. Originalar vert levert sakshandsamar. Saker til areal vert fordelt på følgjande sakstypar; BS (byggesak), DS (delingssak), PS (plansak) og KS (konsesjonssak). Eigenerklæring på konsesjon skal journalførast og scannast med underskrift frå sakshandsamar. Original vert sendt i retur. Dokumentet vert kun arkivert elektronisk. Produksjonstilskotssøknader skal ikkje registrerast og scannast. Kvitter på søknaden at den er motteken. Skal deretter til sakshandsamar areal for handsaming. Samtidig med journalføring skal dokumenta påførast J. Post ID og Dok. nr. E-postNår sakshandsamar mottar e-post direkte til si adresse pliktar denne å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-post er arkivverdig er vedkommande sakshandsamar ansvarleg for å levere denne elektronisk til arkivtenesta for journalføring. Arkivtenesta kan lagre e-post direkte inn på ein journalpost i sakssystemet (Web-sak). FaksDersom faks vert sendt direkte til sakshandsamar eller avdelinga skal denne vidaresendast Arkivtenesta for journalføring. Journalføring i fagsystemaPost til PPT skal journalførast i fagsystem PPI (Unique PPI). For utfylling av dei ulike felta, sjå brukardokumentasjon. Som hovudregel (dersom ikkje annan sakshandsamar er nemnt som mottakar) skal leiar for eininga PPT stå som sakshandsamar. Post til omsorgstenesta vert ført i fagsystem (CosDoc) på Sundheimen, sjå brukardokumentasjon.
Post til sosialtenesta skal journalførast i fagsystem (ACOS-Sosial), knytta til den klient som dokumentet gjeld. For utfylling sjå gjeldande brukardokumentasjon.
Der sakshandsamar ikkje er kjent, vert sosialkonsulent registrert som mottakar.
Post til barneverntenesta skal jounalførast i fagsystem (Unique BV-PRO).
For registrering sjå gjeldande brukardokumentasjon.
Post som gjeld fosterheimar/adopsjon vert og journalført i BvPro- utan å vere knytt til eit bestemt barn.
Der sakshandsamar er kjent vert denne registrert som mottakar, elles går all post til barnevernkonsulent. Post som gjeld flyktningar skal førast i fagsystem (Unique flyktning ) på eining for kultur og kvalifisering. Post som gjeld skatt skal førast i fagsystem (Skatt 2000) på økonomiavdelinga. Mottak av postSakshandsamar skal kontrollere
- at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
- at saka har rett klassering
- offentlegvurderinga og eventuell skjerming av sak og journalpost.
Sakshandsamar gjev tilbakemelding til arkivtenesta om endringar i journalen. |