Avskriving av dokument

Saksbehandlarprosedyre

Ansvar

1.  

Hent frem journalpost frå korga "Innboks" eller "Restanse"  i WebSak.

SB

2.

Vel riktig svarmåte frå knappen Meny på den valte journalposten. Du kan velje mellom følgjande måtar å svare på:

For inngåande brev (dokumenttype I):

• Besvar og avskriv restanse (fjernar den inngåande journalposten frå restanselista og vert brukt ved utsending av svar)
• Førebels svar (den inngåande journalposten vil framleis liggje i restanselista, men det vert påført informasjon på journalposten om at førebels svar har blitt sendt)
• Besvar utan å avskrive (den inngåande journalposten vil framleis liggje i restanselista)

For inngåande notat (dokumenttype N):

• Besvar notat (fjernar den inngåande journalposten frå restanselista dersom journalposten du svarar på er av type N.)

SB

3.

Påfør nødvendige journalpostopplysningar. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe. Produser dokument ved å velje "tekstmal".

SB

4.

Produser eventuelle vedlegg til journalposten.

5.

Ved  trong for godkjenning frå leiar før eit dokument vert sendt, må saksbehandlar vente med å ferdigstille dokumentet til leiar har lest og evt. kommentert   (journalstatus må være R).

SB

6.

Til godkjenning

Klikk på flagget i journalposten.

Saksbehandlar vel ”lag ny”, vel ”Send til godkjenning”, til ”leiars initialar” trykk "send".

Leiar responderer med ”godkjent/Ikkje godkjent” inntil dokumentet er godkjent.

SB/LED

7.

Når dokumentet er endeleg godkjent frå evt. leiar, endrar leiar/saksbehandlar journalstatus til F (for ferdig).

LED/SB

8.

Utgåande dokument skrives ut, vert signert  og sendt.

SB

9.

Arkivtenesta endrar status frå F til J (journalført) slik at dei kjem på offentleg journal (postliste).

ARK

10.

Dersom det ikkje vert forventa fleire dokument i saka, påfører saksbehandlar merknad av type ØA (ønskes avslutta) på arkivsaka.

SB

11.

Skal du sende det utgåande dokument på e-post, bør det først lagast eit dokument i pdf format som skal sendast. Dette gjer du ved å gå inn på Dok (boksen vedsida av hovuddokumentet), høgreklikk på wordfila og velg konvertert til godkjent arkivformat.

SB