Rutiner politiske møter

Førebuing før møtet:

Kvart år (desember) vedtek Sund kommunestyre ein møteplan over politiske møter. Rådmannen sender ut eit skriv med tidsfristar for innlevering av saker til politisk handsaming. Sakene skal leverast til politisk sekretariat seinast måndag i veka før møtet (for kommunestyret måndag to veker før møtet).

Servicekontoret har ansvar for at møterom vert reservert og at alle møta vert lagt inn i utvalsmodulen med dato, utval og klokkeslett. Dette vert gjort så snart møteplanen for neste år er vedteken.

Dei sakshandsamarane som har saker som skal opp til politisk handsaming skriv desse inn i sakssystemet (ACOS Web-sak fokus) og styrer dei mot utvalet saka skal opp i. Skal saka opp i fleire utval skal den styrast til alle utvala samstundes. Ei sak oppstår i form av innkomne brev eller på oppdrag av kommunestyret m.m.

Kvalitetssikring av sakspapira: rådmannen er ansvarleg for alle saker som skal opp til politisk handsaming og skal derfor ha sakene til gjennomsyn (via elektronisk sakssystem)  før innkalling/sakspapir vert laga, det er sakshandsamar sitt ansvar at dette vert fylgt opp.

Når alle sakene er kvalitetssikra og alle vedlegga er knytt til sakene kan førebuing til saklista ta til. Logg då på sakssystemet – utvalsmodulen – finn møtet/utvalet (for eksempel formannskapet). Vi får her ei opplisting av alle sakene som ligg på kølista (når sakshandsamarane skriv ei sak styrer dei saka direkte mot det utvalet saka skal opp i). Alle saker som står F på - for ferdig – skal førast over på saklista, dei sakene det står R på ”for reservert” skal ikkje på saklista. Faste saker vert oppretta automatisk, og vi tek vekk dei som vi ikkje nyttar, dette er:

• godkjenning av innkalling, sakliste og møtebok
• referatsaker
• fullmaktssaker

Når alle sakene som skal opp på møtet er ført over på saklista i logisk rekkefølgje, vert dei automatisk nummerert. Deretter skal det lagast innkalling(sakskart) med påfølgjande sakspapir og vedlegg. Innkalling vert her laga og sakspapira fletta på nytt slik at namn på utval og saksnummer er med. Dersom det trengst kan ein no endre på formatering og leggje til tilleggstekst.

Innkalling til kommunestyret og formannskap skal til ordføraren for godkjenning før endeleg innkalling vert produsert. 

Når innkallinga er laga skal vi deretter produsere ei samlefil i PDF format der sakliste, sakene og vedlegg er samla. Møteprotokoll frå førre møte kjem automatisk som vedlegg til sak om godkjenning av innkalling, sakliste og møtebok og vert fletta inn i samlefila. Deretter vert det sendt ut e-post til medlemer, nokre varamedlemer og administrasjonen om at sakspapira til møtet er tilgjengeleg på poliktikarportalen og at dei må logge seg på og laste ned fila. Webredaktør får kopi for publisering på heimesida. Tilsett servicekontoret får kopi for opplasting i dropboks og innkalling av vara.
Adresselister for kvart politisk organ pr. kommunestyreperiode ligg elektronisk i Websak. Listene inneheld namn, adresser, telefonnr. og e-post til medlemmer og varamedlemmer. Listene er og publisert på heimesida.

Utsendingsfrist for sakspapir:

• Formannskap onsdag veka før møtet
• Kommunestyre seinast tysdag veka før møtet
• Forvaltningsstyret tysdag veka før møtet
• Saksgruppene torsdag veka før møtet
• Øvrige utval ei veke før møtedato

Kunngjering av politiske møter

Møte i formannskapet og kommunestyret vert kunngjort i forkant av kvart møte på Sund kommune si heimeside: www.sund.kommune.no.

Innkalling av varamedlemer

Dersom eit medlem har meldt forfall til eit politisk møte (skal vera gyldig grunn – dersom tvil skal ordføraren godkjenne forfallsgrunnen), må det kallast inn varamedlem – vi føl då varamedlemslista frå nr. 1 og nedover. Dersom nokon har erklært seg ugild i ei sak etter forvaltningslova § 6 må det kallast inn varamedlem for den saka det gjeld.

Utvalssekretæren skal ha ei oppdatert liste over møtande medlemer/varamedlemer og kven som har meldt forfall/erklært seg ugild.

Praktisk tilrettelegging av møte

Dersom eit møte kjem til å vara meir enn 3 timar (bruk skjønn) eller dersom møtet startar rett etter endt arbeidsdag, skal det bestillast mat. Til kommunestyret bestiller vi middag til 25 personar. Til formannskapet og forvaltningsstyret bestiller vi rundstykker eller suppe.

Møterommet skal vere ryddig, bord skal setjast på plass, det skal sjekkast at utstyr som trengst er på plass (videokanon, tusjar til tavla).

Under møtet:

Utvalssekretæren deltek på møtet. Han/ho har opprop og noterer ned kven som er på møtet, både politikarar og tilsette i administrasjonen. Utvalssekretæren noterer ned alle innkomne merknader, forslag til endringar/vedtak, nye tilrådingar til vedtak, avstemningsresultat og vedtak, for at desse skal skrivast inn i ein møteprotokoll/møtebok. Utvalssekretæren noterer også ned klokkeslett for møteslutt.

Etterarbeid av møtet:

I utvalsmodulen skriv vi inn endringar/tillegg/framsette framlegg under fane behandling, røysteresultat m.m. som kom fram i møtet og vedtaket. Deretter lager vi ein  møteprotokoll.

På førstesida i ein møteprotokoll skal desse opplysningane vera med; møtedato, møtestad, møtetid, møtande medlemer, møtande varamedlemer; kven som har meldt forfall, tilsette i administrasjonen, antal voterande og underskrift av 3 politikarar.

Når møteprotokollen er ferdigskriven skal ordføraren/utvalssekretær sjå gjennom den/ godkjenne den.
Møteprotokollen vert automatisk lagt ved sak om godkjenning av innkalling, sakliste og protokoll på neste møte. Forslag/innstillingar/vedtak (det som står i møteprotokollen) skal førast over til møteboka. Dette gjer systemet automatisk når du trykkjer på knapp for ”påfør vedtak”.

Deretter går ein til fane for etterbehandling, høgreklikker på kvar sak og set på vedtakskode:

Saksbehandler får då saka opp i korga si for vedtak til oppfølgjing. Vi produserer så ei møtebok for møtet, gjer eventuelle redigeringar på framsida, skriv den ut einsidig, eventuelt med farge (kart, bilete, m.m.). Original underskriven møtebok (med farga framside etter kva utval det er møtebok for) skal setjast i ringperm for innbinding kvart år.

Farger møtebøker: