Arkivtenesta har ansvar for å;
- Motta, opna, sortera, stemple, journalføra og skanna all inngåande post inkludert elektronisk postmottak og skjemamottak
- Oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
- Kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt
- Kontrollere restanselister og senda melding til saksbehandler 2 gonger i året
- Kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
- Administrera utlån frå arkiv
- Arkivera
- Journalføre eigenproduserte dokument
- Frankere utgåande post
- Avslutte saker
Sakshandsamar har ansvar for å;
- Levera personleg adressert post til sentralarkiv for journalføring. E-post skal importerast til sak i Websak Fokus av sakshandsamar
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak Fokus
- Kontrollera at riktig offentlegvurdering er gjort (arkivtenesta førehandsgraderer innkomande dokument)
- All dokumentproduksjon i et saks- og fagsystem (WebSak, CosDoc, Acos sosial, HK oppvekst o.l.)
- Avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
- Levere fysiske originaler eller kopiar til sentralarkivet i papirbaserte arkivdelar/fagsystem
- Merke arkivsaker som er ønska avslutta etter kvart som dei er ferdig handsama
Leiar har ansvar for å;
- gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar
- gjennomføre offentlegvurdering
- sjå til at restanselister vert følgd opp
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken
|
|