|
Formålet med avleveringa er å sikre at informasjon med potensiell rettsleg verdi blir tatt vare på, og samtidig skjerme den registrerte mot ulovleg administrativ gjenbruk. I 2005 vil dette gjelde mappene til personar ein sist hadde kontakt med i 1995 eller tidlegare.
· Personregistermateriale som i lista nedanfor skal avleverast til depotet etter 10 år:
− Mapper på barnehagebarn etter Opplæringslova
− Elevmapper frå skule etter Opplæringslova
− Klientmapper frå PPT
− Barnevernsmapper etter Barnevernlova
− Klientmapper etter Sosialtenestelova
− Klientmapper frå flyktningekontor
− Pleie- og omsorgsarkiv (brukarmapper) etter Sosialtenestelova
− Pasientjournalar og helsekort frå Kommunehelsetenesta · Arkivmateriale skal avleverast samla for heile kommunen, normalt kvart 4. år. · Arkiv som skal avleverast skal vere behandla i samsvar med kommunen sine avleveringsreglar (jfr. Arkivforskrifta § 5-12) som bygger på føresegnene i Arkivforskrifta § 5-4 og Riksarkivarens Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Vilkår for avlevering Etter at kassasjonsbehandlinga er gjennomført, skal mappene leggjast i vanlege arkivboksar i same orden som den arkivet var ordna etter før avleveringa. Boksane må ikkje vere for fulle. Aktuelle ordningsmåtar er etter fødselsdato, alfabetisk etter namn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personar bør merkast særskilt. Dersom ein har større mengder slike mapper kan desse leggjast i eigne arkivboksar som ein eigen serie. Arkivboksane skal nummererast fortløpande og merkast med namnet til kommunen, avdelinga/kontoret, innhald og tidsperiode. Personregistermappene skal registrerast med namn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversyn over kva mapper som ligg i kvar einskild arkivboks. Dersom mappene er ordna etter klientnummer, skal det følgje med eit alfabetisk oversyn over personnamn og fødselsdato med referanse til klientnummer. Vi vil understreke at det er nødvendig å kontrollere at avleveringslistene samsvarer med innhaldet i arkivboksane. Dersom kommunen skal ha depotavtale om personregistre hos Ikah, skal avleveringa skje samla frå kvar einskild kommune. Arkivleiar er ansvarleg med å samordne arbeidet med å klargjere materiale frå dei ulike avdelingane. Så sant avlevering ikkje lar seg kombinere med reiseverksemda til Interkommunalt arkiv, er kommunen ansvarleg for gjennomføringa av avleveringa.
Interkommunalt arkiv i Hordaland knyter som vilkår til avlevering av materialet at det er kassasjonsbehandla etter gjeldande reglar og ordna, pakka i arkivboksar og registrert på avleveringsliste. Dersom det lar seg gjere er det ynskjeleg at det vert registrert i ein database som kan kopierast inn på dei listane som er registrerte hos Ikah frå tidligare.
|