- Skolene er en del av kommunens sentrale fullelektroniske arkiv. All saksbehandling er elektronisk i kommunens elektroniske sak/arkivsystem …., også elevmapper. Det vil si at all innkommende sakspost skal skannes og all utgående sakspost skal skrives i sak/arkivsystemet. Alle eventuelle papirkopier er arbeidskopier og skal makuleres når de er ute av bruk. Skolen og kommunens arkiv skal bevares elektronisk.
- Kommunen har ett felles postmottak i sentraladministrasjonen. Dette er også skolene sitt postmottak. Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post. Sakspost mottatt av andre enn sentraladministrasjonens postmottak, slik som rektor, lærere, rådgivere etc., skal leveres felles postmottak for registrering. Post som blir gjenstand for saksbehandling blir regnet som sakspost. Det gjelder ikke minst post vedrørende enkeltelever, også den som mottas av lærere etc. Kommunens budtjeneste bringer eventuell sakspost som skal registreres fra skolene til kommunens postmottak.
- Den uåpnede posten skal deles i personlig adressert post og post til skolen/kommunen. Post som er adressert til skolen skal åpnes av felles postmottak. Post der skolens/kommuens navn står før et personnavn er post til skolen og skal åpnes av felles postmottak. Personlig adressert post er det først når navnet til personen står foran skolens/kommuenens navn, og da skal posten leveres uåpnet til rette vedkommende med budtjenesten. Dersom et brev til tross for personlig adressering er til skolen, har mottakeren ansvaret for at det straks blir levert tilbake til felles postmottak. (Det kan lages regler om at arkivtjenesten i felles postmottak får lov til å åpne personlig adressert post.)
- Arkivuverdig informasjonspost til skolene blir fraktet med budtjenesten fra kommunens felles postmottak til skolene.
- (Informasjonspost mottatt på skolene skal ikke sendes til felles postmottak. Følgende blir i hovedsak regnet som informasjonspost: Trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter fra andre organers protokoller og annet mangfoldiggjort materiale. Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke sendes til felles postmottak, men kan settes i ringpermer eller kassetter på skolen.)
-
Saksposten stemples , journalføres og skannes av felles postmottak. Felles postmottak vurderer også om dokumentet skal unntas offentlig innsyn. Dokumenter som unntas fra offentlig innsyn kan internt bare leses av saksbehandler og evt andre med spesiell tilgang. Sensitive opplysninger blir sladdet i den offentlige versjonen av postjournalen.
- Registrert og skannet post leveres til leder/saksbehandler via sak/arkivsystemet. Leder/saksbehandler har ansvar for å kontrollere at journalføring og eventuelt unntak fra offentlig innsyn er korrekt. Leder/saksbehandler gir eventuelt tilbakemelding til arkivet for korrigering. Posten viderefordeles elektronisk av leder til saksbehandler.
- Merkantilt personale mottar sakspost til saksbehandlere som ikke har tilgang til sak/arkivsystemet. Innkommende dokumenter blir skrevet ut og levert til saksbehandler. Saksbehandleren er ansvarlig for saksbehandling. Innkommende saksdokumenter leveres tilbake til merkantilt personale sammen med utgåande svarbrev eller med påtegnelsen ”til etterretning”. Merkantilt personale har ansvar for å følge opp restanselisten og å makulere kopier. Saksbehandler er ansvarlig for sikker behandling og oppbevaring av sensitiv informasjon når saksbehandlingen skjer utenfor sak/arkivsystemet. Dette gjelder både elektronisk behandling og papirkopier.
- Dersom det er nødvendig å ta utskriftskopier av hele elevmapper for saksbehandling, skal disse oppbevares nedlåst hos merkantilt personale når de ikke er i bruk. Kopimappene lånes ut til saksbehandler etter vanlige utlånsrutiner. Leder/saksbehandler/merkantilt personale er ansvarlig for at mappene blir levert tilbake.Kopimappene skal makuleres så snart de er ute av bruk, senest når eleven slutter på skolen. Leder/saksbehandler/merkantilt personale er ansvarlig for at den elektroniske saksmappa er komplett, og at kopimappa bare inneholder kopier .
- All utgående sakspost skal skrives i sak/arkivsystemet, knyttet til korrekt sak. Dokumentet skal ha status ferdigstilt/ekspedert før det skrives ut for utsending.
- Saksbehandlere/lærere som ikke har tilgang på sak/arkivsystemet leverer sine utgående saksdokumenter elektronisk til det merkantile personalet som legger dokumentet inn på rett sak i sak/arkivsystemet . Utgående post skal importeres og ferdigstilles i sak/arkivsystemet før det skrives ut for utsending, slik at mottaker får et offisielt brevark med informasjon om saksnummer og eventuelt unntatt offentlighet. Det utgående brevet signeres og ekspederes.
- Disse reglene gjelder også for faks og elektronisk post. Ved bruk av faks bør originaldokumentet ettersendes som vanlig post. Konfidensielle opplysninger må aldri sendes med faks. Dersom slike opplysninger skal sendes via e-post, må det brukes godkjente krypteringsmetoder.
- Alle som skriver/legger utgående brev inn i sak/arkivsystemet må vurdere om dokumentet skal unntas offentlig innsyn. Korrekt paragraf for unntatt offentlig innsyn og sladding av informasjon skal føres i sak/arkivsystemet.
- Når en sak er ferdigbehandlet må arkivet få melding om dette, slik at arkivet kan avslutte saken i sak/arkivsystemet.
|
|