|
Med periodisering menes at innholdet i et arkiv eller arkivserie deles inn i faste tidsperioder, også kalt journalperioden. Denne metode skal anvendes på alle arkiver i kommunen. Periodisering anvendes først og fremst på saksarkivet og registre tilknyttet til dette. Men metoden skal også brukes på møtebøker, kopibøker og annet materiale. Perioden i saksarkivet skal følge valgperioden, d.v.s. 4 år. Dersom en har periodisert midt i en valgperiode, treng en vanligvis ikke periodisere til det kommende valget. Møtebøker, kopibøker og regnskapsmateriale deles inn i års perioder. Ved skifte av forvaltningsnivå, arkivnøkkel eller organisasjonsstruktur skal en alltid starte på ny periode (proveniensprinsippet). Periodisering foretas ved overføring av arkivmateriale fra aktivt arkiv til bortsettingsarkiv og videre til fjernarkiv. (se periodeinndeling) Gjennomføring av periodisering. Når en periode slutter, setter i strek i saksarkivet.Nå skal ingen nye saker arkivlegges i den avslutta perioden.Uavsluttet saker kan overføres til den nye perioden.En skiller mellom skarp periodeskille og periodeskille med overlapping. Skarpt periodeskille. Skarpt periodeskille brukes ved overgang til nytt sak/arkiv system, ved endring av organisasjonsstruktur og ved skifte av arkivnøkkel. Ved skarpt periodeskille setter vi bort alle dokumenter som ble registrert i den avslutta perioden.De saker som ikke er avslutta oppretter vi nye saker i den nye perioden og lager krysshenvisninger. Periodisering med overlappingsperiode. Overlappingsperiode bruker vi der saker ikke er ferdigbehandla ved periodisering.Saken her blir da overført til den nye perioden.Vi bruker overlappingsperiode på 2 år. Når overlappingsperioden er over, skal det ikke tilføres nye dokumenter til saken. Sakene settes bort ved neste periodisering. |