Organisering av arkivtjenestenGamvik kommune innførte sentralt sakarkiv i 2009. Arkivtjenesten i Gamvik kommune er organisert med et felles postmottak for rådhuset og sentralarkiv for alle enheter lokalisert til Service og Informasjon Vevikveien 6-8. All post til kommunen blir mottatt og fordelt i kommunens postmottak. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i kommunens felles edb-basert sak-/arkivsystem, ESA. Arkivverdig post blir journalført og skannet, saksbehandlere mottar dokumenter kun elektronisk og viderebehandler disse. Helsesenteret (helsestasjonen, legekontoret, aldersinternatet og helseinstituasjonen for øvrig), som krever særlig sikring mot innsyn fungerer som egne journalenheter for sin edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene med de tilhørende manuelle klientarkivene er likevel en del av kommunens arkiv. Arkivet til hver enkelt arkivskaper skal dokumentere arkivskaperens arbeid og virksomhet. Alle arkiv i Gamvik kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Elektronisk lagring på lege- helsesenteret og helsestasjonen, må sjekkes nærmere og papirjournalene må ajourføres. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel, skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk, og inntil elektronisk lagringsgodkjenning foreligger. |