Daglig- og bortsettingsarkiv
SentraladministrasjonenSaksarkiv er felles for etatene på rådhuset i tillegg til skolene, barnehagene, PRO, Skolene har egne arkiv for møteprotokoller. Barnehagene har egne arkiv for møteprotokoller. Helsesenteret har eget spesialarkiv. Legekontoret har eget spesialarkiv. Barnevernet har eget spesialarkiv. PPT har eget spesialarkiv i Nordreisa kommune (samarbeid mellom Kåfjord, Nordreisa og Kvænangen) Overformynderiet har eget arkiv. NAV sosial har eget spesialarkiv i egne lokaler nå. Servicekontoret 1. etg.: Bostøtte, barnehagesaker, parkeringskort og søknader refusjon ved sykdomsavløsning på saksbehandlerskontor hos den enkelte på servicekontoret. Saksarkivet er fullelektronisk fra 01.01.2009. Saksarkivet (t.o.m. år 2008) befinner seg i servicekontorets lokaler i dagligarkivet, mellomarkivet eller fjernarkivet. Mellomarkiv på arkivrom/lager i servicekontorets lokaler. Fjernarkivet er plassert i rådhuset 1. etg.. Samtlige som skal dit unntatt arkivtjenesten, henvender seg til servicekontoret for tilgang til nøkkel. Safen befinner seg i arkivrom/lager : Aksjebrev, avtaler, kontrakter mv.(blir arkivert i safe, i tillegg til elektronisk fra år 2009). Eldre postjournaler i arkiv/lagerrom og fullstendig internpostliste pr dato i låst safe på kopirom. Inngående og utgående kopibøker: i arkiv/lagerrom, offentlige og unntatt offentlighet. Møteprotokollene fram til år 2010 er innbundet og plassert i fjernarkivet. Kopi av møteprotokoller på lagerrom. Kopibøker (siste i perm år 2009 pga elektronisk arkiv) i arkivboks t.o.m. år 2009. Nødvendige arbeidsdokumenter hos den enkelte saksbehandler (rundskriv og lignende)
Utviklingsavdelingen 2. etg.Byggesaksarkiv, eiendomsarkiv, festekontrakter, skjøter, delingssaker, fondssaker (næringssaker, etableringstilskudd-/lån) og gårdsarkiv i eget spesialarkiv. T.o.m. 2009. Lønn og Personal 2. etg. Egenmeldinger, kortere permisjoner, sykemeldinger, avtaler forskudd lønn; i egne ringpermer pr dato. Disse blir ikke skannet. Kommunekassa/økonomi Regnskapsbilag Regnskapsbilag skatt Skatt Kommunal innfordring Faktura/regninger blir skannet for alle virksomheter i Kåfjord kommune på servicekontoret fra år 2012. Panteobligasjoner? Tvangssalg/konkurs/gjeldsforhandlinger Regnskapsbilagene er på kontor 1 år, arkivrom hos kommunekasserer (1 år) og blir oppbevart x antall år på fjernarkiv. (ett år kontor – ett år arkivrom – X antall år på fjernarkiv) Driftsavdelingen: Gamle kart/Anbudsprotokoller i ringpermer Gemini (oppmåling og terreng) Gisline Matrikkelen (statens kartverk) Felles kartdataserver NT5 g-prog (utarbeidelse av anbud) Barnevernsarkiv
NAVKlientarkiv for økonomisk støtte (sosialklientarkiv) Møteprotokoller |