| Dokument:
|
| Etter arkivlovens § 2: Medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvising eller overføring.
|
|
| Arkivdokument:
|
Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning.
|
| Saksdokument:
|
Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte. Møteprotokoller samt registre og databaser regnes som arkivdokument, men vanligvis ikke som saksdokument, jfr. arkivforskriften § 2-4.
|
| Sak:
|
Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jfr. offentlighetsloven og forvaltningsloven). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet. Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og liknende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet og som ender opp i et arkiv.
|
| Arkivsak:
|
En sak i arkivet (jfr. dokument og sak).
|
| Utvalgssak:
|
Sak som er til behandling i et enkelt utvalg (jfr. sak).
|
| Møtebok:
|
Kronologisk samling av møteprotokoller fra en periode, f.eks. ett år. Møteboka skal bindes inn jfr. forskrift om offentlig arkiv §3-14)
|
| Møteprotokoll:
|
Referat (protokoll) fra et bestemt møte i et utvalg. Omfatter opplysninger om tid, sted, frammøte og liknende samt saksprotokoller for alle saker som ble behandlet i møtet, jfr. møtebok i kommuneloven.
|
| Saksprotokoll:
|
Protokoll for behandling av en sak i et utvalgsmøte (utvalgssak)
|
| Saksframlegg:
|
Brukes når en sak skal behandles politisk, og utarbeides av administrasjonen (saksansvarlig eller saksbehandler). Inneholder en utredningsdel (saksutredning) som omfatter sakens bakgrunn, fakta, vurderinger og liknende samt en konklusjon. I de tilfeller hvor administrasjonen er gitt innstillingsrett eller innstillingsplikt inneholder det også forslag til vedtak (innstilling).
|
| Sakskart
|
Samling av flere saksframlegg med kopi av nødvendige vedlegg som heftes sammen og sendes politikere før utvalgsmøter. Et annet navn som brukes på dette i arkivfaget er vedleggserie til møtebok.
|
| Fullført saksbehandling:
|
Saksbehandling hvor administrasjonens saksframlegg skrives ferdig for det organ som skal ta den endelige avgjørelse, selv om utvalg på lavere nivå skal behandle saken underveis.
|
| Delegert sak:
|
En sak i kommuner og fylkeskommuner hvor et underutvalg, ordføreren eller administrasjonssjefen er gitt myndighet til å vurdere en henvendelse eller liknende og fatte vedtak.
|