|
Plan for arkivutvikling i Vågan kommune Vågan kommune oppgraderte i midten av juni 2015 Acos WebSak, med det formål å få et fullelektronisk sak- og arkivsystem, med fullelektroniske arkivdeler. Alle dokumenter som blir ført i Acos WebSak skal kun oppbevares elektronisk. Papir skal kastes/makuleres etter 6 måneder, E-post etter 3 måneder. Oppmåling sitt arkiv er fortsatt både elektronisk og papirbasert, her skal alle papirer legges i respektive mapper. Arkivet er oppbevart i 5 etg på rådhuset. Rutiner innenfor sak- og arkivsystemet og de fleste fag systemer er laget og ligger under rutiner i arkivplanen. Bevaring og kassasjon planer må jobbes for å få på plass, dette gjelder både for Acos sitt sak - og arkivsystem samt fagsystemene. Skanning av byggesak arkiv Vågan kommune skal ansette 100% prosjektstilling for skanning av historisk byggesak arkiv som går over 1-2 år. Det vil bli opprettet Historisk Eiendomsarkiv som egen arkivdel i nåværende Acos base med aktuelle sakstyper. Med for eksempel et digitalt byggesaksarkiv kan en oppnå følgende fordeler:
- Effektivisere dokumentflyten i kommunen
- Bidra til bedre service til innbyggerne og næringslivet
- Bedre tilgjengeligheten for kommunenes saksbehandlere
- Kortere behandlingstid - mer effektiv saksbehandling
- Digitale arkiv effektiviserer kommunens servicetorg
- Lokal og regional kompetanse
- Kvaliteten på papirarkivene sikres for ettertiden ved digitalisering
- Ytterligere slitasje på saksdokumentene unngås
- Ytterligere tap av saksdokumenter unngås
- Utlånte saker som mangler dokumenter når de returneres
- Feil arkivering av utlånte saker
- Kommunens ressursbruk til utlån og tilbakeføring til arkiv elimineres
- Søk i systemet erstatter utlån/tilbakeføring
- Ressursene brukes til utgifter knyttet til vedlikehold av data osv
Arkiv skal i tillegg til virksomhetens behov også bevares ut fra kulturhistoriske behov Det papirbaserte arkivet som skannes vil i ettertid bestå som det offisielle arkiv. Det betyr at papirarkivet skal tas vare på og settes på arkivdepotet i kommunen. Det digitale arkivet blir et hjelpearkiv som skal brukes av alle saksbehandlerne og Servicetorget. Fjernarkiv/Depot Osan Vågan kommune hadde avtale med IKA Nordland hvor mye av det historiske papirarkivet var avlevert. Denne avtalen ble sagt opp og alt av arkiv ble returnert til kommunen og satt i Osan. Her finnes det papirlister over hva som har kommet i retur, disse ligger på kontoret til arkivar, men det er ikke satt opp etter arkivnøkkelen K-kode. Framdrift i forhold til fjernarkiv/depot i Osan er at det skal fremlegges sak til kommunestyret før sommeren 2020 med detaljert plan for ombygging av lokale som gjør at det vil bli flere hyllemeter tilgjengelig og historisk arkiv blir systematisert og organisert etter arkivnøkkel og årstall. Vågan kommune har veldig mye arkivmateriale som er veldig gammelt som har historisk verdi. Periodisering av elektronisk arkiv Vågan kommune periodiserte i 2015, med en overlappings periode. Ny base ble tatt i bruk 15. juni 2015. Det ideelle for periodisering er at dette følger kommunestyreperioden, det ble ikke gjort periodisering av nåværende base i 2019. Vågan kommune setter seg som mål å periodisere nåværende arkivdeler frem mot kommunevalget i 2023. Det utarbeides en plan for hvordan dette skal gjøres og hvilken struktur den nye basen skal ha. Anbefaler mykt periodeskille. Det kan være at det ikke er alle arkivdelene som skal periodiseres, eks Personal og arkivdelene innen for Plan og utvikling. Uttrekk fra historiske arkivbaser Vågan kommune har 2 elektroniske sak- og arkivsystem som er godkjente arkiv etter NOARK det ikke er gjort uttrekk fra, det er Forum Winsak fra 1999 til 2006 og Acos Websak historisk base som er fra 2006 til juni 2015. Vågan kommune har som mål å få gjort uttrekk både fra sak- og arkivsystemene og fagsystemene. |