|
Rutiner postføring Visma Flyktning Formål: Rutinen skal gjøre at post til enheten blir journalført inn i Visma Flyktning daglig, og dokumentasjonsplikten ivaretas. Innkommen post kommer til riktig saksbehandler. Utgående post dokumenteres i fagsystemet. Postbehandling – inngående post Henting/mottak/fordeling av post Arkiv grovsorterer posten og fordeler post til VIO i deres interne posthylle Merkantil funksjon henter posten daglig fra arkivet Posten til VIO blir åpnet og journalført inn i Visma Flytkning og fordelt til saksbehandler. Det skal føres elektronisk postjournal som skal inneholde avsender, mottatt dato, dokumentdato og hvem det gjelder. Denne oppbevares på samlesak i fokus med skjerming S – unntatt offentlighet – Sensitiv informasjon Post til Alltin Arkiv går inn ved varsel og fører denne posten inn i Acos Post til Acos mottak – post som kommer på hovedorganisasjonsnummer til Vågan kommune Arkiv fører denne posten i Acos Ugående post Utgående post skrives og dokumenteres i Visma Flyktning Generell utgående post skrives i acos og sendes via Svar ut. Utgående post skal dokumenteres i elektronisk postjournal og skal inneholde mottaker, dokumentdato og hvem det gjelder. Denne legges på samlesak i fokus med skjerming S – unntatt offentlighet – Sensitiv informasjon Skjerming S er det kun arkivar og barnevernsleder som har tilgang til. |