Arkivlokaler og depot

Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver.

Narvik kommune er medeier i Interkommunalt Arkiv Nordland og har derfor sitt depot for alle eldre og avsluttede arkiv hos AIN. Ved en slik ordning har kommunen fortsatt eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt Arkiv Nordland er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt Arkiv Nordland.

Ansvaret for depottjenesten, herunder vedlikehold av systematikk og orden i depotarkivet, ligger hos lederen for depot-tjenesten, som i Narvik kommune er arkivleder. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med som vedlegg i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet henvises det til:

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv Nordland normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. 

Avleverte arkiver, depot til Arkiv i Nordland

2015 

• 57 paller. Historisk arkiv fra Ankenes og Narvik kommune, ca 300 hyllemeter

2017 

• Forliksråd 1,7 hm

2018 

• Regnskapsbilag 0,10 hm
• Byggesaksarkiv 46 hyllemeter
• Personalarkiv 76,7 hyllemeter

2008/2009

• Ofoten PPT, 1,65 hyllemeter (klientmapper)

Ferdigstilte, ikke avleverte arkiver

• Barnehager
• Skoler
• Barnevern
• HOS
• Rus og psykiatri
• Sykehjem og hjemmetjenesten
• Utviklingshemmede
• tildelingskontor

Under ordning

• Parken ungdomskole

Ufullstendige arkiver hvor noe er ordnet

• Gml Narvik sykehjem
  • Forliksrådet
  • Kultur
  • Tidligere sentraladministrasjonen
  • Helse
  • Areal

Fjernarkiv

Rådhus UE2

• Areal: 8 hm.
  - En rad i åpne skap
• Byggforvaltningen: 7 hm.
  - Deler 1 åpent skap med Veg og park
• Regnskap: 19 hyllemeter (hm).
  - 2 rader i åpne skap
• Veg og park: 7 hm.
  - Deler 1 åpent skap med byggforvaltningen
• Renhold: 5 hm
  - Deler åpent skap med Veg og park
• HTV/HVO: 24 hm. UO dok.
  - Innerste skap fra begge sider
• Lønn: 25 hm (økt i ettertid). UO dok.
  - 2 skap innerst på v. side og 3 skap innerst på h. side
• Kemner: 105 hm. UO dok.
  - 2 innerste skap på en reol og hele reolen ved siden av
• ROP: 10 hm. UO dok.
  - 2 skap innerst på innerste reol
• Arkiv: 10 hm. UO dok.
  - 1 skap ytterst på innerste reol