|
Personalsak er ei sak som omhandlar høva mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar, og som har betydning for den tilsette si løn, ansiennitet, pensjon og anna som høyrer arbeidstilhøvet til. Permisjonssøknadar som er ein månad eller meir vert registrert i personalmappa. Saksdokumenta vert knytt saman gjennom eit felles saksnummer. Eit objekt i personalarkivet vil kunne innehalde fleire saker som vert knytt til objektet gjennom felles objektkode. I granvin herad har me ei personalmappe for kvar tilsett. Alt om den tilsette vert arkivert i ei mappe.
Alle personalmapper skal oppbevarast i låst skap på tenestetorget. Einingane skal ikkje ha personalmapper hos seg lenger, og personalarkivet er felles for heile heradet. Det skal opprettast personalmapper på alle tilsette, både faste, vikarar og midlertidige tilsette. Tenestetorget er ansvarleg for oppretting av personalmapper etter beskjed frå leiar. Her skal ein nytte mal for ny sak i websak, slik at alle tilgangar og arkivdelar vert riktig. Personalmappene er ordna på namn. Personalmapper vert gradert med P4, og arkivdel personal går ikkje på innsyn. Den einskilde einingsleiar er ansvarleg for sine tilsette sine personalmapper. I journalen skal ein registrera alle inngåande og utgåande dokument som vert rekna som saksdokument for organet dersom dei er gjenstand for sakshandsaming og har verdi som dokumentasjon, jmf arkivforskrifta § 2-6 Alle dokument, med vedlegg, produsert av leiar/sakshandsamar, vert lagra elektronisk i websak. Alle inngåande dokument vert journalført og skanna i saka. Vedlegg som ikkje kan skannast vert lagt i den fysiske mappa. Ein skriv då eit notat om dette i den elektroniske mappa. Personalmappa skal innehalda:
• Søknad med vedlegg (vitnemål, kurs og attestar)
• Arbeidsavtale med fylgjeskriv
• Underskriven arbeidsavtale
• Vedtak om ansiennitet
• Lønsendring etter forhandlingar
• Taushetspliktskjema
• Dokumentasjon på etterutdanning
• Avtale om mobiltelefon
• Permisjonar av lengre varighet
• Søknad og vedtak om redusert arbeidstid
• Søknad om utvida stilling og redusert stilling
• Yrkesskade
• Oppfylgjingsmøter med sjukmeld, arbeidsgivar, lege og NAV (Innkalling og referat)
• Omplassering/beordring anna arbeid
• Særskilte avtalar om godtgjersler og stipend
• Helseforhold – HMT – tilpassa arbeid
• Disiplinærforhold – oppbevarast for alltid (nye kassaksjonsreglar frå 2013)
• Dokumentasjon ang tildelte hedersteikn/utmerkingar
• Oppsigelsesbrev
• Sluttattest
• Andre ting Andre dokument, personaldokumentasjon av tidsavgrensa verdi:
• Sjukemeldingar/eigenmeldingar vert underskriven med dato og sendt lønskontoret der det skal setjast i ringpermar og oppbevarast i 10 år
• Lønsbilag vert underskriven med dato og sendt lønsavdelinga, oppbevarast i permar i 10 år
• Politiattestar vert stempla med dagens dato, registrer notat i personalmappa i websak om at attesten er motteke, deretter kan den makulerast
• Politiattestar for barnevernstilsette skal skannast og registrerast i personalmappa
• Permisjonar utan ansiennitap
• Skattekort
• Lønsutbetaling/kopi av lønsslippar Personalarkivet skal ikkje nyttast som saksarkiv. Om det er teneleg vert det lagt kopi frå saksarkivet i personalmappa. Innsyn i personalmapper:
• Personalmapper vert ikkje levert ut
• Innsyn må avtalast på førehand, med leiar
• Tilsette har rett til innsyn etter at mappene er rydda for interne notat/kladdar/gule lappar
• Mappa kan då gjennomgås saman med vedkomande
• Vedkomande kan be om kopiar
Kassaksjon:
Kassaksjon kan berre skje etter reglane i regnskapsforskriftene eller arkivlova og arkivforskrifta. Arkiveringsplikta vil gå foran sletteplikta i personopplysningslova.
Sikkerheit:
Sikkerheit for personopplysningar vert regulert av personopplysningslova §§ 13 og 14 om informasjonssikkerheit og internkontroll.
Personopplysningar og saksdokument skal ikkje produserast eller lagrast på private datamaskiner eller flyttbare medier. Alle dokumenta skal registrerast og produserast i websak. Opplysningar som er unnateke offentlegheit skal ikkje sendast på e-post. Maskiner med tilgang til websak skal aldri forlatast utan at tilgangen vert låst. Ved utskrift skal ein vera bevisst val av skrivar og utskriftene skal hentast umiddelbart.
- Helseopplysingar som t.d. AKAN-kontrakt skal IKKJE registrerast i websak. Slike dokument skal leggjast i ein lukka konvolutt i personalmappa merka “konfidensielt”.
Dei same rutinane gjeld også dokument som kun angår arbeidstakar og arbeidsgivar. Desse dokumenta utgår uansett etter 10 år og skal då fjernast frå personalmappa. - Interne notat frå arbeidsgivar skal leggjast i konvolutt (treng ikkje vera lukka) og merkast “arbeidskonvolutt”. Konvolutten skal takast ut av personalmappa før innsyn av arbeidstakar, jf. Personopplysingslova § 23 e) samt Forvaltningslova § 18 a). Dersom arbeidstakar ynskjer innsyn i personalmappa, må han/ho søke arbeidsgjevar om dette. Søknadsskjema for krav om innsyn i personalmappe vil bli utlevert til einingsleiarane, som igjen må informera arbeidstakarane. Søknad frå arbeidstakar om innsyn i personalmappe skal besvarast innan 30 dagar frå den dagen søknaden kom inn, jf. Personopplysingslova § 16. |