Reglar for eksternt innsyn i arkiv

Retten til innsyn i offentlege saksdokument er regulert av offentleglova (allment innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Hovudregelen er at forvaltninga sine saksdokument er offentlege (Ofl. § 2). Nokre saksdokument skal eller kan unnatakas offentlegheit med heimel i gjeldande lovverk. Arkivtenesta er delegert fullmakt til å gi publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i lovverket.

Allment innsyn

Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka eller dei dokumenta vedkommande vil ha innsyn i.

(Granvin herad publiserer offentleg journal og fulltekstdokument på Internet. Arkivtenesta gjer difor ei førehandsklassering før publiseringa. Det er ekstra viktig at ein er nøyaktig i offentlegvuderinga og nytter rette og fullstendige lovheimlar ved publisering av fulltekstdokument på nett, slik at t.d. sensitive personopplysingar ikkje blir tilgjengeleg for publikum.)

Spørsmål om innsyn skal avgjerast ved kvar enkelt førespurnad. Det skal vere høve til å be om innsyn i alle dokument, uavhengig av førehandsklassering. Dersom ein mottek ein førespurnad om innsyn i et dokument som i utgangspunktet er unnateke offentlegheit, skal ein gjere ei ny offentlegvurdering, ev. i samarbeid med sakshandsamar.

(Ved publisering av fulltekstdokument på Internet får publikum automatisk godkjent ein førespurnad om innsyn i dokument som ikkje er unnateke offentlegheit, og ein kan lese dokumentet direkte på skjermen.)

Førespurnad om innsyn skal registrerast i postjournal og arkiverast. Personar som i samsvar med gjeldande føresegner får tilgang til opplysningar unnateke offentlegheit, skal skrive under på at dei er kjende med det ansvaret dette medfører. Innsyn i papirbaserte originaldokument skal berre føregå under tilsyn, elles skal ein gi innsyn i kopiar eller elektroniske versjonar. Kopiering av dokumenta skal skje vederlagsfritt.

Arkivtenesta skal vurdere om dokument det er bede om innsyn i, inneheld opplysningar som er unntatt frå innsyn etter offentleglova. Dersom dette er tilfelle, må ein ta stilling til om ein kan gi innsyn i resten av dokumentet eller om heile dokumentet skal bli unntatt frå innsyn.

Ein skal praktisere meiroffentlegheit i Granvin herad. Det vil seie at ein skal vurdere om ein bør gi innsyn i heile eller delar av dokumentet sjølv om det kan unntakas etter føresegner i lova. (Ofl. § 2, 3. ledd). Ein skal ikkje vurdere meiroffentlegheit for opplysningar underlagt teieplikt.

Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngjevast med lovheimel. Dersom dokumentet/journalposten vert skjerma eller unntatt med heimel i Ofl. § 5a, skal det visast til den lovbestemminga som gir grunnlag for teieplikta (t.d. Fvl. § 13-1 eller 13-2). Det er i utgangspunktet berre dei opplysningane i dokumentet som er underlagt teieplikt som skal unntakas.

Partsinnsyn

Forvaltningslova regulerer retten til innsyn for part i sak. Ein part i sak er definert som ein person som ei avgjersle retter seg mot eller som saken elles direkte gjeld (Fvl. § 2-e). Den som er part i sak der det vert gjort enkeltvedtak har ofte behov for å gjere seg kjend med dokumenta i saka. Hovudregelen er at part i sak har rett til innsyn i saksdokumenta (§ 18, 1. ledd). Ein må ha heimel for å nekte part rett til innsyn. Heimel finn ein i § 18, 2. ledd, som gjer tilgang til å nekte innsyn i dokument utarbeidd for organets interne saksførebuing, eller i § 19 som innskrenkar tilgangen til å krevje innsyn i visse opplysingar.

I § 20 er det reglar for korleis dokumenta skal gjeras tilgjengelege for parten.

Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommande klage etter reglar i Fvl. § 21.

Innsyn i personopplysningar

Førespurnad om innsyn i personopplysningar er regulert av personopplysningslova. Førespurnaden skal forvaltast av arkivleiar i samråd med sakshandsamar og/eller leiar for den aktuelle tenesteeininga. Innsynet skal forvaltast i tråd med personopplysningslova med forskrifter.