Organisering av oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar i felles sak/arkivsystem WebSakArkivtenesta har ansvar for å;
- motta, opne, sortere, stemple, journalføre og scanne all inngåande post
- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
- kvalitetssikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
- kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
- kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt det fysiske arkiv
- betene utlån frå arkiv/depot
- arkivera
- journalføra eigenproduserte dokument
- frankera utgåande post
Sakshandsamar har ansvar for å;
- Levere personleg adressert post som er arkivverdig(papirdokument, telefaks, e-post, sms/mms osv) til tenestetorget for journalføring
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sakshandsamarsystem/fagsystem
- Kontrollera at riktig offentlegvurdering er gjort
- All dokumentproduksjon skal føregå i arkiv/fagsystem
- Avskrive inngåande og interne dokument som er handsama
- Levere fysiske kopiar til tenestetorget av alle eigenproduserte dokument
- Utgåande brev i konvolutt og leverast til tenestetorget for frankering
- Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama
Leiar har ansvar for å;
- gjennomgå og fordela post til rett sakshandsamar
- gjennomføra offentleghetsvurdering
- sjå til at restanselister vert fyld opp
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken
|
|