|
Nye Sogndal kommune Fellesnemnda – arkivrutinar Generelt Arkivplanen byggjer på
Ansvar Prosjektleiar for fellesnemnda for Balestrand, Leikanger og Sogndal (Nye Sogndal kommune) er ansvarleg for arkivet og for at dei daglege arkivrutinane vert følgt. Sogndal kommune har arkivansvaret for fellesnemnda til nye Sogndal kommune er etablert. Prosjektleiar har kontakt med arkivleiar i Sogndal om faglege spørsmål. Administrativ post Administrativt post vert ført i Sogndal kommune sitt sentrale postmottak i sentralt saks-/arkivsystem (ESA). Inngåande post vert skanna. Skanning og journalføring vert gjort av Sogndal kommunen sitt sentrale arkiv. Post motteke til fellesnemnda i Balestrand og Leikanger skal vidaresendast til Sogndal kommune. Postadresse til fellesnemda er Sogndal kommune, pb 153, 6851 Sogndal, eller e-post postmottak@sogndal.kommune.no. Graderte dokument skal sendast pr post eller ved sikker elektronisk sending (SvarUt eller MSH/EDU) E-post skal arkiverast i tråd med Sogndal kommune sine e-post rutinar. Personalsaker Personalsaker for tilsette i fellesmenda, inkl prosjektstillingar, vert ført i Sogndal kommune sitt saks-/arkivsystem. Leiar og nestleiar i fellesnemnda har tilgang til sakene. Fysisk plassering av arkivet Avtalar som krev to fysiske underskrifter vert arkivert i eigen arkivboks i sentralarkivet i Sogndal kommune. Scanna dokument vert oppbevart i 6 mnd før makulering. Periodisering Ved oppstart av ny Sogndal kommune i 2020 vert arkivdel fellesnmenda avslutta, og overtført til fylkesarkivet. Arkiv: Arkivdel FELLESNEMN og Journaleining FND – vart oppretta 22.06.17 i ESA sak/arkivsystem. Til arkiv for politikarar i fellesnemda er det oppretta to arkivdelar for godtgjerdsle og tapt arbeidsinntekt. Objektkode: Etternamn, Førenamn. Desse arkivdelane vert bruk for ei oversikt. Desse arkivdelane skal ikkje avleverast til fylkesarkivet. POLITIK FN – Godtgjerdsle og tapt arbeidsinntekter – fellesnemda POLFN.SLUT – Godtgjerdsle og tapt arbeidsinntekter – slutta poli.fellesnemnd Innsyn Alle spørsmål om innsyn skal gå til Sogndal kommune. |