Pleie og omsorg

Postmottak

All brukarpost som vert motteke i sonane/einingane skal leverast til forkontoret som opnar, registrerer denne i Gerica.
Dersom sakshandsamar mottek brukarpost personleg, er det sakshandsamar sitt ansvar at denne vert levert til forkontoret for registrering.

Telefaks:
Alle som mottek arkivverdig telefaks er ansvarleg for å bringe denne til forkontoret/arkivtenesta for registrering.

Opning og sortering

Sentralarkivet opnar posten for pleie og omsorg. Personleg adressert post leverast uopna direkte til rette vedkomande. All resterande post opnast. E-post blir opna og stadfesta motteken, epostar som inneheld saksdokument skal journalførast

Personleg adressert e-post som kjem til pleie og omsorg, vert sendt vidare til rette vedkomande så lenge den ikkje inneheld sensitive opplysningar. Dersom e-posten inneheld sensitive opplysningar skal den skrivast ut, og utskrifta leverast rett mottakar.

Pasientposten skal gå til leiar ved den avdeling som har hovudansvar for brukaren – det vil seie den som gir brukaren mest tenester.

Forkontoret er ansvarleg for å opprette journalar til nye brukarar. 

Etter registrering (og evt. skanning) skal det opprettast journalmappe som skal arkiverast i eige papirarkiv på forkontoret, i låsbart arkivskåp. Journalmappene er ordna alfabetisk på etternamn.

Epikriser, diverse rapporter m.m. registrerast i samlesak for kvar brukar. Registrer journalopplysningane (og evt. skann dokumentet). Alle dokument skal leggjast i journalmappa.

Handsaming av utgåande post

Sensitive personopplysningar skal ikkje sendast som e-post eller på faks.
Sakshandsamar sendar ein kopi av utgåande brev til fellestenesta. Kopi av utgåande brev journalførast (status vert endra frå "F" til "J") og leggast i klientmappa.
Dersom alle tenester er ferdig handsama avsluttast arkivsaka.

Dødsfall (MORS)

Fellestenesta kontrollerar arkivsaker som sakshandsamar har sett MORSdato og endra teneste på. Arkivsaken avsluttast viss dette ikkje er gjort av sakshandsamar. Fellestenesta skriv ut alle dokument og journalnotat som manglar i arkivsaken. Klientmappa skal rensast for arkivuverdig materiale og så overførast til MORSarkiv.

Handsaming av søknader og vedtak?