|
Tenesteeining helse og sosial har eigen postboks. Dei hentar og sorterer posten sin sjølv. Sakspost vert sendt til arkivet for jouranlføring og scanning i ESA. Gerica er brukt som fagsystem for eininga.
Inngåande post som blir sendt/levert direkte til eininga, skal sendast vidare til sentralarkivet med internpost for journalføring og skanning. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal handsamast som vanleg post, (men eininga kan sjølv journalføre e-post direkte i ESA.)
Personleg adressert post, dvs. når personnamn står før namet til eininga, skal leverast uopna til rette vedkomande. Medarbeidarar som mottar personleg adressert post som syner seg å vere til administrasjonen, skal straks vidaresende dette for registrering i ESA. Dette gjeld også for telefaks og e-post. Det er ikkje høve til å starte sakshandsaming av dokument som ikkje er journalført.
Ved opning av rekommandert post og verdipost skal det vere to tilsette til stades.
Alle utgåande brev og andre saksdokument som er produsert internt, skal journalførast i det systemet som er godkjent som arkivsystem ved eininga. Opplysningar underlagd teieplikt skal ikkje sendast på e-post eller faks. |