|
Inngåande post som blir sendt/levert direkte til barnehagen skal sendast vidare til sentralarkivet enten med internpost eller vanleg post for journalføring og skanning. Dokument som skal arkiverast i sentralarkivet skal sendast arkivet for skanning. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal handsamast som vanleg post, men barnehagen kan sjølv journalføre e-post direkte i ESA.
Personleg adressert post, dvs. når personnamn står før namet til barnehagen, skal leverast uopna til rette vedkomande. Medarbeidarar som mottar personleg adressert post som syner seg å vere til administrasjonen, skal straks vidaresende dette for registrering i ESA. Dette gjeld også for telefaks og e-post. Det er ikkje høve til å starte sakshandsaming av dokument som ikkje er journalført.
Ved opning av rekommandert post og verdipost skal det vere to tilsette til stades.
Alle utgåande brev og andre saksdokument som er produsert internt skal journalførast i ESA. Opplysningar underlagd teieplikt skal ikkje sendast på e-post eller faks.
Sakshandsamar har ansvar for at barnehagemappa er komplett før arkivlegging og er ansvarleg for nødvendige arkivkopiar før utsending.
Arkivtenesta skal syte for at journalopplysningane er korrekte. |