|
Papirkvalitet Kommunens arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker, kopibøker og andre registre. Oversikt over godkjente papirtyper finnes på Riksarkivets nettsider. Skriveutstyr Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere/printere skal produsere lysekte skrift. Man bør unngå toner/fargebånd med annet enn sort skrift, da fargene ofte er mindre lysekte. Arkivdokumenter og møtebøker skal signeres med lysekte penner. Som hovedregel kan kule- og fyllepenner brukes, likeså spritbaserte tusjpenner. Vannbaserte tusjpenner skal ikke benyttes. Oversikt over godkjente kulepenner finnes på Riksarkivets nettsider. Elektroniske medier Magnetbånd, som brukes til sikkerhetskopiering og lagring av informasjon fra sanerte databaser, skal oppbevares i egne lokaler som er særskilt sikret mot støv, direkte sollys og elektromagnetiske forstyrrelser. Eventuelle metallreoler skal være jordet. Klimaet i arkivrom for magnetbånd skal være stabilt på 20°C og 50% RLF, med maksimale avvik på ± 5 %. Arkiveringsutstyr Alle mapper og arkivebokser skal være av en slik kvalitet at det ikke skader arkivdokumentene. Ved bortsetting skal det benyttes arkivbokser av samme format som de dokumentene som skal settes bort. Ryggen på arkivboksen bør være ca. 9,5 cm, og utstyrt med en "tunge" til å gripe i i underkant av ryggen. Fotografisk materiale skal legges enkeltvis i syrefrie konvolutter. For film og dias skal det brukes mapper av kjemisk nøytral plast (polytylen/polyester). Utstyr som innebærer at plast, metall eller lim kommer i kontakt med arkivdokument skal ikke brukes. Plastlommer eller binders skal være fjernet senest ved arkivlegging. Arkivskap Alle arkivskap skal være låsbare, og låses ved arbeidets slutt. Hvis arkivskap brukes til bortsettingsarkiv, og er plassert i lokaler som ikke er sikret mot brann, skal de minst ha brannmotstandsevne EI 90. Informasjon- og datasikkerhet |